Verwaltung Corona-Virus FAQ

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  • Wie erfolgt die Abrechnung/Bezahlung von Online-Konferenzbeiträgen?

    Online-Konferenzbeiträge können Sie im derzeitigen Online-Betrieb analog zur Verfahrensweise der Rechnungsbezahlung einreichen. Ihre Vorgesetzten bestätigen dabei die sachliche Richtigkeit per Mail. Die Details zur Verfahrensweise gehen Ihnen über die Leitungen der Organisationseinheiten zu.

  • Mein Lieferant/Dienstleister möchte mir PDF Rechnungen schicken?

    Bitten Sie Ihren Lieferanten/Dienstleister, dass er PDF Rechnung an finanzen (at) b-tu.de sendet.
    Die dort eingehende PDF Rechnungen werden in unserem DMS-System revisionssicher erfasst und Ihnen im Anschluss mit einer Begleitmail über die Funktionspostfächer Ihrer Einrichtungen übergeben. Sie erhalten in der Begleitmail die Informationen, wie Sie weiter verfahren sollen.

  • Wie erhalte ich meine Rechnungen und wie erfolgt die Verfahrensweise aus dem Home Office?

    Eingehende Papierrechnungen werden von der Poststelle an die Verwaltung übergeben. Dort werden alle Rechnungen gescannt und Ihnen im Anschluss mit einer Begleitmail über die Funktionspostfächer Ihrer Einrichtungen übergeben. Sie erhalten in der Begleitmail die Informationen, wie Sie weiter verfahren sollen.

  • Wie erfolgt die Postverteilung während des Online-Betriebs und wie erhalte ich Zugang zur Post sowie eingehenden Paketsendungen?

    Bitte beachten Sie, dass Sie für die Phase des Präsenzwechselbetriebs den internen sowie externen Schriftverkehr vorrangig digital gestalten (insbesondere per E-Mail).

    Die an die BTU adressierte externe Post wird zentral in den Poststellen der Standorte Cottbus sowie Senftenberg entgegengenommen. Während des Präsenzwechselbetriebs wird die eingehende Post zentral in den Poststellen sortiert und an die jeweiligen Bereiche adressierte Post von besonders verpflichteten Mitarbeitenden geöffnet und eingescannt. Die eingescannte Post wird sodann als PDF-Datei per Mail an Funktionspostfächer der jeweiligen Bereiche (bspw. Fakultäten) verschickt. Von dort aus hat eine Weiterleitung der digitalen Post an die zuständigen Bereiche zu erfolgen.

    Sollte ein Scan einmal nicht lesbar sein, wenden Sie sich an die Telefonnummer (0355) 69-3459.

    Parallel zum Scanbetrieb werden die Original-Briefpoststücke einmal in der Woche am Freitag in die Postfächer der Gebäude abgetragen. Das wöchentliche Verteilen der Brief-Eingangspost der BTU aus der Poststelle dient nur dazu, keine Lagerhaltung von Papier in der Poststelle oder den Sporthallen zu erzeugen.

    Externe Postausgänge können in die beiden Briefkästen der zentralen Poststellen Cottbus und Senftenberg eingeworfen werden. Diese werden frankiert und wie bekannt der Deutschen Post übergeben.

    Besondere Regelungen gelten für persönlich adressierte Post entsprechend der gültigen Postordnung. Diese Post wird von den besonders verpflichteten Personen nicht geöffnet. Vielmehr werden die angeschriebenen Personen über den Eingang der Post informiert und über die Möglichkeiten einer Abholung unterrichtet.

    Pakete werden ebenfalls zentral entgegengenommen und nicht geöffnet. Die jeweiligen Adressaten der Paketsendungen werden über das vorhandene Paket informiert. Bei Eilt- und verderblicher Ware (z.B. Kühlware) kann eine Übergabe organisiert werden. Bis zur Übergabe werden die Pakete zentral und sicher gelagert.

    Der poststelleninterne Austausch zwischen den Standorten der BTU findet zweimal wöchentlich am Dienstag und Donnerstag statt. Hier wird u.a. der Büchertransport für die Bibliotheken abgesichert.

    Einen Botenbetrieb bzw. die Querverteilung zwischen den Organisationseinheiten gibt es nicht. Hier ist der bekannte elektronische Weg zu nutzen.

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