Datenschutzerklärung zur allgemeinen Nutzung des College-Portals für die College-Plattform mit den nachstehend beschriebenen Systemen „College-Portal (aktuell noch nicht öffentlich zugänglich)“ und Check-In/-Out-System

Das College der BTU Cottbus-Senftenberg betreibt für seine studienorientierenden, -vorbereitenden und -begleitenden sowie öffentlich zugänglichen Maßnahmen und Projekte eine zentrale Datenbank (College-Plattform). Diese Datenbank ermöglicht über verschiedene zielgruppen- und nutzungsspezifische Portalzugänge ein komplexes Angebots-, Kurs- und Teilnehmermanagement. Die Datenbank stellt weiterhin Daten für gesetzlich verankerte Evaluationen (Messung Studienverläufe der College-Absolventinnen und Absolventen) und zur Berichtserstattung bereit.

Die gesetzlichen Grundlagen bieten hierfür:

• die vorläufige Grundordnung der Brandenburgischen Technischen Universität Cottbus-Senftenberg (Universitätsgrundordnung - GO BTU C-S) vom 16. Juli 2013 entsprechend §14 Abs. 1 und § 15 (https://bravors.brandenburg.de/de/verwaltungsvorschriften-221063).
• die Grundordnung für die Brandenburgische Technische Universität Cottbus - Senftenberg (GO BTU) vom 08. Januar 2016 (AMbl. 01/2016 vom 08. Januar 2016), geändert durch die 1. Änderungssatzung vom 17. November 2016 (AMbl. 12/2017 vom 21. Juni 2017) (GO BTU) – Neufassung GO BTU – (https://opus4.kobv.de/opus4-btu/frontdoor/index/index/docId/4233).
• das Brandenburgisches Hochschulgesetz (BbgHG) entsprechend § 9 Abs. 8 und § 14 Abs. 9 (https://bravors.brandenburg.de/gesetze/bbghg).
• der Hochschulvertrag zwischen dem Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kultur und der BTU Cottbus-Senftenberg vom 27. März 2019 Abschnitt IV.3a (https://mwfk.brandenburg.de/sixcms/media.php/9/HSV_BTUCS_2019.pdf).

1.1 College-Portal
Das College-Portal des College ist eine öffentlich zugängliche Webapplikation als eigenständige College-Maßnahme für die Begleitung aller anderen studienorientierenden, -vorbereitenden und -begleitenden sowie öffentlich zugänglichen Maßnahmen bzw. Projekte. Es erfüllt dabei weiterhin die unter Punkt 1 genannten Zwecke. Das College-Portal weist eine geräte- und browserunabhängige Bedienoberfläche auf. Die Anwendung ist für Smartphones optimiert.

Die Menüs „Angebote“ und „Beratung“ bieten zum einen Informationen über weitere College-Maßnahmen/Projekte und zum anderen den direkten Zugang zu buchbaren Teilnahmen an offerierten Maßnahmen. Darüber hinaus können über Eingabemasken im Menü „Meilensteine [Meine Ziele]“ bisherige Lebensabschnitte sowie zurückliegende und zukünftige Ereignisse eingetragen werden, die in einer Zeitleiste als biographische Elemente visualisiert werden. Mögliche Ereignisse sind u.a. vergangene bzw. geplante Teilnahmen an College-Maßnahmen. Über die biographischen Elemente, die auf eine College-Maßnahme zurückzuführen sind, erhalten die Teilnehmer Zugang zu weiteren maßnahmebezogenen Materialien wie Text- und Bildmaterialien.

Die Zeitleiste bietet den Nutzern jederzeit anschaulich die Möglichkeit selbst den eigenen Karriereweg zu reflektieren bzw. zu planen. Die Reflexion und das Bewusstmachen bestimmter Erlebnisse unterstützt die College-Teilnehmer in der Studien- und Berufsorientierung.

Weitere Interaktionen im College-Portal sind über die funktionsbegrenzten Tabfelder „Notification“, „Chat“, „Zugangsschlüssel“ und „Profil“ möglich.

Über die Funktion „Notification“ werden passive Benachrichtigungen und Aufforderungen hinterlegt, die zu einer Interaktion auffordern bzw. verweisen und/oder eine Interaktion bestätigen. Dies können sowohl systembedingte, technische (u.a. Benachrichtigung über Aktualisierungen, Änderung der Nutzungsbedingungen) als auch maßnahmebezogene Benachrichtigungen sein. Die maßnahmebezogenen Benachrichtigungen können auch Mitteilungen über andere studienorientierende und -vorbereitende Maßnahmen der BTU Cottbus-Senftenberg beinhalten.

Im Tab „Chat“ wird den Nutzern eine Kontaktaufnahme mit College-Mitarbeitenden ermöglicht, woraus ein Dialog zwischen den Nutzern und den Collegemitarbeitenden erfolgen kann. Eine Konversation zwischen Nutzern des College-Portals untereinander ist dabei nicht möglich.

Mit der Anmeldung im College-Portal erhalten die Nutzer eine Identifikationsnummer (B-ID) sowie einen persönlichen QR-Code. Der QR-Code dient zur Verifizierung der berechtigten (Vor-Ort-)Teilnahme an einer College-Maßnahme, dem Nachweis einer Teilnahme an einer College-Maßnahme bzw. für bestimmte Nutzergruppen (derzeit Studierende im Orientierungsstudium College+ und im ESiSt-Programm) auch zur Erfassung von Anwesenheits- bzw. Fehlzeiten. Sowohl die Identifikationsnummer und der QR-Code als auch Anwesenheits- und Zeitübersichten werden im Tab „Zugangsschlüssel“ angezeigt und verwaltet.

Im Tab „Profil“ werden die persönlichen Angaben der Nutzer angezeigt und verwaltet. Alle Angaben, ausgenommen das angegebene Geburtsdatum, sind editierbar. Weiterhin sind in diesem Tab das Abmelden von der Webapplikation und das unwiderrufliche Löschen des gesamten Nutzerkontos möglich.

Die Daten, die im Rahmen der Registrierung und nach der erstmaligen Anmeldung im College-Portal (mit Angabe persönlicher Daten, Passwortvergabe- und E-Mail-Adressverifizierung, Einwilligung der vorliegenden Datenschutzerklärung, Zustimmung der Nutzungsbedingungen, initiale Statusangaben) erhoben werden sind Pflichteingaben bzw. selbst zu generierende Pflichtangaben. Alle anderen Angaben sind freiwillige Angaben.

1.2 Check-In/-Out-System
Das Check-In/-Out-System ist ein mobiles An- und Abmeldesystem als Teil der College-Plattform, bestehend aus Tablet/Smartphone/PC mit einem Monitor und einem angeschlossenen QR-Code-Scanner, und dient zur

• Verifizierung der berechtigten Teilnahme an einer College-Maßnahme,
• dem Nachweis einer Teilnahme an einer College-Maßnahme bzw.
• für bestimmte Nutzergruppen (derzeit Studierende im Orientierungsstudium College+ und im ESiSt-Programm) auch zur Erfassung von Anwesenheits- bzw. Fehlzeiten.

Das System kommt ausschließlich im Zusammenhang mit Vor-Ort-Maßnahmen (bspw. in Schülerkursen, Vorbereitungskursen auf das Studium, Studierendenprogrammen und öffentlichen Veranstaltungen) des College zum Einsatz und ist auch nur im Rahmen dieser Maßnahmen nutzbar. Es ersetzt papierbasierte Teilnehmerlisten und ist für ein zeitgemäßes digitales Kurs- und Teilnehmermanagement notwendig.

Für den Zweck des An- und Abmeldens zu einer College-Maßnahme muss der persönliche QR-Code vor einen Scanner gehalten werden. Der persönliche QR-Code ist im College-Portal (vgl. Punkt 1.1) unter dem Tab „Zugangsschlüssel“ abrufbar bzw. wurde dieser nach der Registrierung über andere Wege dem Nutzer übermittelt. Der Erfolg/Nicht-Erfolg des Scanvorgangs wird auf einem Monitor entsprechend quittiert. Zeitgleich wird jeder Scanvorgang durch eine verschlüsselte Internetverbindung an die zentrale Datenbank (vgl. Punkt 1) in Echt-Zeit übertragen, erfasst, gespeichert und verarbeitet.

Im Tab „Zugangsschlüssel“ (vgl. Punkt 1.1) des College-Portals werden tagesaktuell die über das System erfassten Check-In/-Out-Vorgänge protokolliert angezeigt sowie für Studierende der BTU Cottbus-Senftenberg, die entsprechende Zeitübersichten (Anwesenheit und Fehlzeiten) dargestellt.

2.1 Pflichtangaben
Ihre personenbezogenen Pflichtangaben (Details siehe unter 3. Datenerfassung) werden

2.1.a)   bei Studierenden der BTU Cottbus-Senftenberg auf Grundlage § 14 Abs. 8 BbgHG, § 1 Abs. 5 Immatrikulationsordnung der BTU CS

und

2.1.b)   von externen Nutzerinnen und Nutzer von Hochschuleinrichtungen auf Grundlage § 9 Abs. 8 Brandenburgisches Hochschulgesetz (BbgHG), § 14 Abs. 9 Brandenburgisches Hochschulgesetz (BbgHG), § 27 Abs. 2 Brandenburgisches Hochschulgesetz (BbgHG), § 3 Abs. 2 Gesetz zur Weiterentwicklung der Hochschulregion Lausitz sowie auf Grundlage des Abschnitt IV.3a des geltenden Hochschulvertrags zwischen dem Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kultur des Landes Brandenburg und der BTU Cottbus-Senftenberg vom 27. März 2019

ausschließlich für das College-Portal-Nutzerkonto, die An- bzw. Abmeldung für studienorientierende, -vorbereitende, -begleitende und -beratende Maßnahmen des College erfasst, gespeichert, verarbeitet und damit zweckgebunden für das Teilnahme- und Kursmanagements sowie – bei Vorlage einer gesonderten (elektronischen) Einwilligung (vgl. Erweiterte Datenschutzerklärung) – für die wissenschaftliche Begleitforschung (Nachvollziehbarkeit von Studienentscheidungen, Messung des Studienerfolgs sowie zum Erkenntnisgewinnung über individuelle Karriereverläufe) genutzt.

Alle unter Punkt 3.1a genannten Angaben, ausgenommen das angegebene Geburtsdatum, können im Tab „Profil“ editiert werden. Die unter 3.1b genannten Angaben können geändert und jederzeit gelöscht werden.

2.2 Freiwillige Angaben und Einwilligung
Die Erhebung, Speicherung, Nutzung oder Weitergabe optionaler personenbezogener Daten erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung nach § 4 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 2 und Abs. 3 BbgDSG in elektronischer Form. Die Einwilligung erteilen Sie durch Anerkennung der Datenschutzerklärung und der Annahme der Nutzungsbedingungen sowie durch Eintragung Ihrer Daten in die als freiwillige Angaben gekennzeichneten Felder. Optionale Angaben sind freiwillig. Auf die Angaben kann ohne Nachteile befürchten zu müssen verzichtet werden. Optionale Angaben, ausgenommen Chat-Konversationen, können jederzeit von Ihnen gelöscht werden.

2.3 Datenschutz und Datensicherheit
Bei der Verwendung Ihrer personengebundenen Daten ist der Datenschutz gemäß § 7 BbgDSG unter Einbeziehung des Datenschutzbeauftragten der BTU CS und durch technische und organisatorische Maßnahmen nach § 10 BbgDSG sichergestellt.

3.1 Unter 2.1 fallende Daten
a) Vor der ersten Anmeldung im College-Portal erfolgt eine Registrierung mit folgenden personenbezogenen Daten als Pflichtangaben, die zur Nutzererkennung und zum Anlegen eines Benutzerkontos entsprechend gespeichert und verarbeitet werden:

• Geburtsdatum
• E-Mail-Adresse
• Passwort – dieses wird durch den Benutzer selbst festgelegt
• Vorname
• Nachname
• Geschlecht
• PLZ
• Ort

b) Folgende Daten können die Benutzer nach der Registrierung und dem erstmaligen Login sowie ggf. nach Eingabe eines Zugangscodes selbst generieren oder – im Ausnahmefall und mittels erteiltem und verifizierten Auftrag – durch die unter 4 genannten Funktionsträger einpflegen lassen:

• Angaben zum Status „Schule“: Schulform, Zeitraum, Name der Schule, Klassenstufe, PLZ, Ort, angestrebter Abschluss, Zukunftsangabe; teilweise über Auswahllisten
• Angaben zum Status „Freiwilligendienst“: Art des Freiwilligendienst*, Zeitraum, Name der Dienststelle, PLZ, Ort, höchster bisheriger Bildungsabschluss, Zukunftsangabe; teilweise über Auswahllisten
• Angaben zum Status „Ausbildung“: Art der Ausbildung*, Zeitraum, Name der Ausbildungsstätte, Ausbildungsjahr *, PLZ, Ort, höchster bisheriger Bildungsabschluss, angestrebter Berufsabschluss, angestrebter Berufsabschluss*; Zukunftsangabe; teilweise über Auswahllisten
• Angaben zum Status „Studium“: Art der Hochschule*, Zeitraum, Name der Hochschule, Studiengang, Fachsemester*, Matrikelnummer*, PLZ, Ort, höchster bisheriger Bildungsabschluss, angestrebter Abschluss*, Zukunftsangabe; teilweise über Auswahllisten
• Angaben zum Status „Frei“: Art (Freitext)*, Zeitraum, Bezeichnung (Freitext) PLZ, Ort, höchster bisheriger Bildungsabschluss, Zukunftsangabe; teilweise über Auswahllisten
• Angaben zum Status „Weitere“: Art*, Zeitraum, Bezeichnung (Freitext), PLZ, Ort, höchster bisheriger Bildungsabschluss, Zukunftsangabe; teilweise über Auswahllisten
• Check-In/-Out-Dateninformation: Verifizierungsschlüssel via QR-Code, Veranstaltungszuordnung, Zeitprotokolle

(* freiwillige Angabe)

3.2 Unter 2.2 fallende Daten
Weitere Angaben, die optional nach der Registrierung, dem erstmaligen Login und den initialen Statusangaben, getätigt werden, können durch den Benutzer freiwillig bzw. – im Ausnahmefall und mittels erteiltem und verifizierten Auftrag – durch die unter 4.7 genannten Funktionsträger hinzugefügt, geändert sowie gelöscht:

• Eingabe von bereitgestellten Codes für den Zugang zu College-Maßnahmen, womit eine Zuordnung mit weiteren Veranstaltungsinformationen einhergehen
• Teilnahmebestätigungen an College-Maßnahmen
• Hinzufügen von Eingaben unter Menü-Reiter „Meilensteine“
• Ändern/Löschen vorhandener Einträge in der Zeitleiste (inkl. der unter 3.1b genannten Daten)
• Änderungen vorhandener Einträge im Tab „Profil“, ausgenommen die Angabe des Geburtsdatums
• Hinzufügen von Angaben in Textfeldern im Tab „Chat“
• Löschen von Chat-Konversationen und Eingaben in Textfeldern ist nur durch einen verifizierten Auftrag an die unter Punkt 10 genannte Kontaktmöglichkeit möglich

4.1 Benutzer des „College-Portal“
Registrierte und angemeldete Teilnehmer im College-Portal können die unter Punkt 2.1 und 2.2 genannten Daten ihres eigenen Benutzerkontos einsehen.

4.2 Teilnehmer an einer College-Maßnahme (geplante/abgeschlossene Teilnahme)
Teilnehmer, die sich für eine weiterführende College-Maßnahme im College-Portal angemeldet bzw. eingeschrieben haben und/oder an einer Maßnahme teilnehmen bzw. teilgenommen haben können

• mit dem Benutzerkonto verknüpfte Dateien, die in Zusammenhang mit dem jeweiligen Maßnahmegeschehen stehen, einsehen.
• ausschließlich eigene, nutzeraccountspezifische Check-In/-Out-Protokolle einsehen.
• sowie eigene Zeitkonten (nur Studierende der BTU Cottbus-Senftenberg) einsehen.

4.3 Kursverantwortliche Lehrende
Die innerhalb eines Projektes für eine Maßnahme (bspw. Kurs) verantwortlichen Lehrenden können die unter Punkt 2 genannten Daten der in diese Maßnahme eingeschriebenen Teilnehmer einsehen, bearbeiten und speichern. Weiterhin können Sie auf Chat-Konversationen antworten, die ihnen durch die unter 4.4 und 4.7 genannten Funktionsträger zugewiesen wurden und Notifications an diejenigen Nutzer schreiben, die in eine zugeordnete Maßnahme eingeschrieben sind.

4.4. College-Portal-Projektmanager
Die für ein Projekt bzw. Programmbereich verantwortlichen Mitarbeiter können die unter Punkt 2 genannten Daten von denjenigen Teilnehmer einsehen, bearbeiten und speichern, die an den Maßnahmen eines Projektes/Programmbereiches teilgenommen haben oder teilnehmen werden. Weiterhin können sie alle im College-Portal eingehenden Chat-Konversationen einsehen, beantworten, löschen und anderen berechtigten – unter Punkt 4 genannten – Funktionsträgern zuweisen sowie Chat-Konversationen beginnen. Dabei erhalten die Mitarbeiter Einsicht in die unter Punkt 2 genannten Daten, sofern es sich hierbei um Teilnehmer aus dem entsprechenden Verantwortungsbereich handelt. Alle anderen College-Portal-Nutzer werden tabellarisch mit Nachname, Vorname aufgeführt. Die College-Portal-Projektmanager können zudem Notifications an die entsprechenden Teilnehmer verfassen und senden.

4.5. College-Portal-Projektassistenz
Die Projektassistenz kann die unter Punkt 3.1 genannten personenbezogenen Daten sowie die folgenden Daten von Teilnehmern einsehen, die in eine – diesem Funktionsträger zugewiesenen - Maßnahme eingeschrieben waren oder sind. Weiterhin kann die Projektassistenz auf Chat-Konversationen antworten, die ihnen durch die unter 4.4 und 4.7 genannten Funktionsträger zugewiesen wurden und Notifications an diejenigen Nutzer senden, die in eine der Projektassistenz zugeordneten Maßnahme eingeschrieben waren oder sind.

• Check-In/-Out-Protokolle und Teilnahmeinformationen- bearbeitbar
• Bildungsidentifikationsnummer
• Veranstaltungszuordnungen
• Anzahl Meilensteine
• zugewiesene Chat-Konversationen einsehen und beantworten

4.6. College-Portal-Dozenten
Die mit der Durchführung einer einzelnen Maßnahme (bspw. Schülerkurs) betrauten Dozenten können – mit der zeitlichen Eingrenzung von einer Woche vor Beginn der Einzelmaßnahme bis 14 Tage nach Beendigung der Maßnahme – die unter Punkt 3.1. aufgeführten personenbezogen sowie die folgenden Daten von Teilnehmern einsehen, die an einer Maßnahme teilgenommen haben oder teilnehmen werden. Weiterhin kann die Projektassistenz auf Chat-Konversationen antworten, die ihnen durch die – unter 4.4 und 4.7 genannten – Funktionsträger zugewiesen wurden und Notifications an diejenigen Nutzer senden, die in eine dem College-Portal-Dozenten zugeordneten Maßnahme eingeschrieben sind.

• Check-In/-Out-Protokolle und Teilnahmeinformationen- bearbeitbar
• Bildungsidentifikationsnummer
• Veranstaltungszuordnungen
• Anzahl Meilensteine
• zugewiesene Chat-Konversationen einsehen und beantworten

4.7 College-Portal-Accountmanager
College-Portal-Accountmanager können Projekt und Programmbereich übergreifend alle unter Punkt 2 benannten Daten einsehen und – nach erteiltem verifizierten Nutzerauftrag – Daten hinzufügen, bearbeiten, ändern, speichern und löschen. Darüber hinaus können College-Portal-Accountmanager im verifizierten Nutzerauftrag Nutzerkonten mit den unter Punkt 3 genannten Angaben anlegen, wobei die Passwortvergabe selbstständig durch den Nutzer im Zuge des E-Mail-Adress-Verifizierungsprozesses erfolgt.

Weiterhin können sie alle im College-Portal eingehenden Chat-Konversationen einsehen, beantworten, löschen und anderen berechtigten – unter Punkt 4 genannten – Funktionsträgern zuweisen sowie Chat-Konversationen beginnen. Dabei erhalten die Mitarbeiter Einsicht in die unter Punkt 2 genannten Daten. Die College-Portal-Accountmanager können zudem Notifications an alle registrierten Nutzer des College-Portals senden und alle im Portal hinterlegten Notifications verwalten.

4.8 College-Portal-Administrator
Der College-Portal-Administrator kann alle unter 4.7 genannten Funktionen für den technischen Support ausüben und ist verantwortlich für die Rollen- bzw. Rechtevergabe zur Gewährung der Dateneinsicht.

Die Rechte des College-Portal-Administrators werden ausschließlich an Beschäftigte des College der BTU Cottbus-Senftenberg und an ein mit der Auftragsverarbeitung beauftragtes Unternehmen gem. Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung übertragen, welche mit der Systemadministration der Datenbank beauftragt sind und ausschließlich dem Zweck der IT-technischen Systembetreuung dienen. Die Einsicht in die unter Punkt 2 fallenden personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich bei begründetem Bedarf zum Zweck der Systemadministration, Systempflege, Fehlersuche oder zur Klärung von Sicherheitsvorfällen.

Die Dateneinsicht für die unter Punkt 4.3 – 4.7 benannten Personengruppen und den dort benannten Zwecken darf nur dann erfolgen, soweit dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist und wenn die Datenverarbeitung vor dem Hintergrund des Datensparsamkeitsprinzips in angemessenem Verhältnis zu dem mit dem ihr verbundenen Zweck steht.

Die Software des College-Portals wird im Wege der Auftragsverarbeitung durch die Firma Bitshifters GmbH gem. Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung auf deren Web- und Datenbankservern betrieben. Es erfolgt ein tägliches Backup über eine eingerichtete Schnittstelle zu Datenbankservern der BTU Cottbus-Senftenberg (in Zuständigkeit des Bereiches BTU-Rechenzentrum Cottbus). Beim Aufruf der vom College-Portal (Punkt 1.1) und vom Check-In/-Out-System (Punkt 1.2) generierten Webseiten werden über den Internetbrowser Daten, wie IP-Adresse, Sprache, Browser-Typ und -Version sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs an den Webserver übermittelt. Ein Zugriffsprotokoll wird nicht angelegt. Fehlermeldungen werden in einem Fehler-Protokoll für 30 Tage gespeichert. Die Lösch-Routine für das Fehlerprotokoll erfolgt automatisch durch den Webserver und bedarf keines manuellen Eingriffs.

Sobald ein Login durch den Nutzer im College-Portal (1.1) stattgefunden hat, speichert die Webapplikation nutzerspezifische Daten grundsätzlich ohne Verfallsdatum im "Local Storage" des Browsers. Der Local Storage kann nur von der eigenen URL gelesen und verändert werden. Andere Webseiten/Domains haben auf die Daten keinen Zugriff. Die lokalen Daten werden ausdrücklich NICHT zum Tracking oder ähnlichem genutzt, sondern dienen ausschließlich der Webapplikation, um eine optimale Nutzererfahrung im Online- wie Offlinebetrieb zu gewährleisten. Sobald sich ein Nutzer ausloggt, wird der Local Storage gelöscht. Folgende Daten werden gespeichert:

Login-Daten
Im Local Storage werden Informationen gespeichert, um ein permanentes "eingeloggt sein" (auch im Offlinebetrieb) zu ermöglichen.

Benutzerspezifische Daten
Alle unter 3.1a genannten Daten sowie die Zeitkonto-Daten (vgl. 3.1b), die dem Nutzer im College-Portal (vgl. 1.1) ersichtlich sind, werden permanent für den Offlinebetrieb im Local Storage gespeichert. Kommunikations-Daten werden nur bei Nutzung im Local Storage zwischen gespeichert, um diese Offline verfügbar zu machen.

Inhaltliche Daten der Anwendung
Daten für das Menu, die Veranstaltungen, das Wörterbuch (Texte im College-Portal) etc. werden permanent für den Offlinebetrieb im Local Storage gespeichert.

Je nach Browser unterliegt der Local Storage eventuell einem zeitlichen Limit und wird ggf. automatisch gelöscht.

Die unter Punkt 3.1a genannten Pflichtangaben können durch die Benutzer nicht gelöscht, sondern nur editiert werden. Ausgenommen hiervon ist das Geburtsdatum, das weder editiert noch gelöscht werden kann, sofern nicht das gesamte Nutzerkonto gelöscht wird. Diese Angaben werden bei jeder Anmeldung des Benutzers mit den Daten aus der Datenbank abgeglichen.

Der Zugang zu den unter Punkt 1.1 genanntem System ist für die Benutzer unbefristet möglich, solange das Benutzerkonto und das System selbst bestehen. Daher erfolgt auch keine automatische Löschung des Benutzerprofils oder der unter Punkt 2 genannten Pflicht- und freiwilligen Angaben. Nach fünf Jahren wird eine automatische E-Mail-Benachrichtigung generiert, die auf die bevorstehende Löschung des Benutzerkontos hinweist, wenn in dieser Zeitspanne keine aktive Anmeldung auf der College-Plattform erfolgt ist. Wenn das Benutzerkonto weitere 180 Tage inaktiv ist, erfolgt eine automatische Löschung des Benutzerkontos und damit der personengebundenen Daten.

Alle die, unter Punkt 3.1b und 3.2, ausgenommen Chat-Konversationen und erhaltene Notifications, benannten, hinzugefügten und geänderten Daten können durch die Benutzer gelöscht werden. Der Löschvorgang ist unwiderruflich, sodass gelöschte Daten nicht wiederhergestellt werden können.

Durch Löschen eines Benutzerkontos werden die die Stammdaten eines Nutzers in der Form anonymisiert, dass der Inhalt folgender Felder gelöscht wird: Vorname, Name, Geschlecht, Login/E-Mail-Adresse, Postleitzahl, Ort, Bundesland, Land, Sprache, Verifizierungs-Code, Passwort-Zurücksetzen-Code, letzter Login, Login-Versuche, Datum der letzten Aktivität, Datum der Eintragung des letzten Schlüssel-Meilensteins, Aktivierungs-Schlüssel, Sitzungs-Schlüssel, Erstellungs-Datum, Account erstellender Nutzer. Folgende Felder werden angepasst: Das Geburtsdatum wird hinsichtlich des Monats und des Tages genullt (00); das Geburtsjahr bleibt bestehen. Kündigungsdatum und Aktualisierungs-Datum werden mit dem jeweils aktuellen Zeitstempel versehen. Der aktualisierende Benutzer wird auf „API“ gesetzt wenn der Nutzer über die App sein Konto beendigt. Falls die Löschung administrativ erfolgt, wird der ausführende Bearbeiter referenziert. Die Felder für die Bestätigung der generellen sowie der erweiterten Nutzungsbedingungen, das verschlüsselte Passwort, als auch der letzte Account-Status zum Kündigungszeitpunkt werden nicht verändert.

Neben den Account-Stammdaten werden bei einer Kündigung Referenzen des betroffenen Kontos wie folgt behandelt: Datenbank-Strukturen, die der grundlegenden Sicherheit bei der Benutzung durch die App dienen, werden gelöscht. Verbindungen zu gebuchten Veranstaltungen, Checkin-Protokolle, Freischaltungen von Sektionen und Veranstaltungen mittels Code, sowie Meilenstein-Datensätze bleiben zu Auswertungszwecken erhalten.

Mit dem Benutzerkonto verknüpfte Dateien, die mit der bestätigten Teilnahme an eine Collegemaßnahme durch die Benutzer einsehbar sind, können nicht gelöscht oder verändert werden.

Alle personengebundenen Daten werden vorbehaltlich gesetzlicher Bestimmungen nicht, oder nur an mit der Auftragsverarbeitung beauftragte Unternehmen, weitergegeben oder für andere als die vorgesehenen Zwecke verwendet, auch nicht in anonymisierter Form.

Es bleibt vorbehalten, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder wenn Aktualisierungen der unter Punkt 1 genannten Systemen in der Datenschutzerklärung zu berücksichtigen sind. Die Änderungen werden wirksam, wenn Sie der Änderung nicht binnen einer Frist von zwei Monaten, nachdem Ihnen die Änderungen angeboten wurden, widersprechen. Über die Wirkung des Schweigens werden Sie im Rahmen der Änderungsmitteilung informiert. Durch die weitere Nutzung der unter Punkt 1 genannten Systeme erklären Sie sich mit dieser Datenschutzerklärung und deren Aktualisierung einverstanden.

Der Nutzer hat jederzeit das Recht seine Einwilligung in diese Datenschutzerklärung schriftlich gegenüber unter 10 genannten Kontaktstelle zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt dabei unberührt; d. h. der Widerruf wirkt nur für die Zukunft.

BTU Cottbus-Senftenberg
Zentrum für Studierendengewinnung und Studienvorbereitung – College
Prof. Matthias Koziol (Wissenschaftlicher Leiter)
Platz der Deutschen Einheit 1
03046 Cottbus

"Ich habe die vorstehenden Nutzungsbedingungen sowie die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen, wonach die Pflichtangaben auf gesetzlicher Grundlage verarbeitet werden und ich durch Eintragung weiterer freiwilliger Angaben meine Einwilligung in die Verarbeitung dieser Daten auf der College-Plattform erteile."