Projektplanung / Projektanbahnung

Die Abteilung Forschung unterstützt die Fachgebiete und ihre Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler bei der Projektplanung. Für DFG- und klassische EU-Vorhaben können spezifische Fragestellungen auch durch unsere DFG-Referentin und unseren EU-Referenten bilateral geklärt werden. Ferner unterstützen wir durch das Referat Drittmittelmanagement vor der Einreichung auch in Bezug auf rechtliche Sicherstellung und Richtlinienkonformität.

Doch ein Forschungsvorhaben fängt nicht erst bei der Antragseinreichung an, sondern sehr viel früher. Im Folgenden präsentieren wir eine kurze Darstellung eines solchen idealen Projektablaufs mit ein paar Hinweisen, was es wann zu beachten gilt.

Projektablauf

Von der Idee zur Skizze

Planen Sie viel Zeit für die Erarbeitung eines Konzeptes. Je nach Vorhabensgröße oder angedachter Mittelgeber sind die Vorbereitungen sehr intensiv, da viele Papiere ausgefüllt werden müssen, weil der Mittelgeber Formblätter und spezifische Antworten verlangt oder Verwaltungsvorschriften zu beachten sind. 

Überlegen Sie sich, wer als Mittelgeber angesprochen werden soll. Für manche Vorhaben sind allein durch die geltenden Förderrichtlinien bestimmte Mittelgeber ausgeschlossen. Bei anderen sind keine Calls geplant. Oder Ihre Projektidee ist für den Mittelgeber eine Nummer zu groß (oder zu klein).

Planen Sie ein realistisches Projektvolumen. Je nach Projekt sollen alle Kosten dadurch abgedeckt werden - also Reisekosten, Personalkosten, Sachmittel, Investitionen, Druckkosten etc.. Prüfen Sie, was tatsächlich abrechenbar ist; je nach Fördermittelgeber sind laufende Grundmittel ausgeschlossen - Ihren Computer können Sie darüber nicht kaufen. Prüfen Sie, ob Eigenmittel aufzuwenden sind - und ob Sie diese auch haben. Sprechen Sie uns hierzu auch gerne an.

Beachten Sie, dass es bei gemeinsamen Projektvorhaben Kooperationsvereinbarungen bedarf, die vorher abgeschlossen sein müssen. Die Aushandlung solcher Kooperationsvereinbarung kann teilweise länger dauern. 

Der Prüfprozess

Die Abteilung Forschung - insbesondere das Referat Drittmittelmanagement - prüft jeden Antrag, bevor er rausgeht. Hier wird unter anderem geprüft, ob es sich um ein wirtschaftliches Projekt handelt, ob die Kalkulation stimmig ist und ob der Antrag auf  juristisch einwandfreien Beinen steht. Bevor der Antrag kein grünes Licht erhält, wird er der Präsidentin zur Unterschrift nicht vorgelegt.

Wir bemühen uns, dass der Antrag in der Regel innerhalb einer Woche gecheckt ist. Dies ist nicht immer einzuhalten, weil viele Expertinnen und Experten die Prüfung vornehmen und nicht jedes Vorhaben simpel und einfach ist. Rechnen Sie daher bitte diese Zeitspanne bei der Projektplanung mit ein.

Der Prozessablauf ist mitsamt der Ansprechpersonen im Detail hier aufgeführt.

Der Zugschlag ist erfolgt

Mit der Bewilligung kann das Projekt nun gestartet werden. Der Bewilligungsbescheid ist unbedingt dem Referat Drittmittelmanagement zu übersenden, da sonst keine Mittel abgerufen werden können - und Ihnen auch kein Projektkonto eingerichtet werden kann.

Sobald der Bewilligungsbescheid vorliegt, wird Ihnen eine Projektnummer Ihrer Fachgebietskostenstelle zugeordnet, auf welches die Projektmittel dann gebucht werden können - und von dem Sie Ihre Ausgaben dann auch finanzieren.

So steht dann beispielsweise unter der Fachgbietskostenstelle 67010 die Projektnummer 67015001. Die ersten vier Ziffern verweisen auf das Fachgbiet, die letzten vier Ziffern auf das Projekt.

Wie kriege ich mein Geld auf die Projektnummer?

Während Sie das Projekt wissenschaftlich durchführen, kümmern wir uns um die finanzielle Administration. Doch kann die eine Seite nicht unabhängig von der anderen agieren. Da Sie die Projektleitung innehaben, müssen Sie auch die Mittel vom Projektträger bzw. Mittelgeber abrufen. Wie der Mittelabruf dann funktioniert und was Sie im Rahmen Ihres Projektes nun zu beachten haben, können Sie mit Ihrer Ansprechperson im Referat Drittmittelmanagement bilateral klären.

Ganz frei sind wir dabei aber nicht. Jedem Projekt liegt ein Bewilligungsbescheid und Förderbestimmungen zugrunde. So kann es durchaus sein, dass wir Ihnen leider an der einen oder anderen Stelle mitteilen müssen, dass Ihre Ausgaben so nicht vorgenommen werden können, weil sie gegen die Förderbestimmungen verstoßen.

Der Tag der Abrechnung

So, wie Sie als Projektleiterin oder Projektleiter einen Abschlussbericht beim MIttelgeber vorlegen müssen, ist auch bei der Finanzadministration üblicherweise ein Bericht abzuliefern. Der kann zum Beispiel Schlussverwendungsnachweis heißen. Hier muss die ordnungsgemäße Verwendung der Mittel auf den verschiedenen Kostenarten und Titeln dokumentiert werden. Je nach Mittelgeber und nach Projekt werden auch die Personalressourcen aufgeführt.

In manchen Fällen wird ein solcher Nachweis auch in der Mitte des Projektes fällig - in Form eines Zwischennachweises. 

Generell gilt es, schon im Vorfeld "vermeidbare Fehler" erst gar nicht aufkommen zu lassen und eine transparente und sorgfälige Dokumentation vorzunehmen. Im Referat Drittmittelmanagement werden dabei alle Rechnungen und Kosten dokumentiert - sie können sich hierzu gerne mit uns austauschen. Beachten Sie, dass zu so einer Dokumentation auch Beschaffungen und Beauftragungen gehören, bei denen die Vergabevorschriften einzuhalten sind.

Mit Abschluss des Projektes werden nach der Abrechnung etwaige Restmittel umgebucht. Bei öffentlichen Mittelgebern sind diese dann an den Mittelgeber zurückzuführen.