Wegbereiter für die digitale Universität
Vor genau zehn Jahren stellte sich die Brandenburgische Technische Universität der Herausforderung "Digitalisierung in der Verwaltung". Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur Unterstützung verschiedener Geschäftsprozesse existierte zu dieser Zeit noch an keiner anderen deutschen Hochschule. Was sich heute keiner mehr vorstellen kann, besaß 2006 Pilotcharakter.
Im Rahmen der Jahrestagung "Dokumentenmanagementsysteme (DMS) für Hochschulen" an der Universität Göttingen am 8. November 2016 nahm die codia Software GmbH dies zum Anlass, dem Team um Claudia Eckert, stellvertretende Kanzlerin und Abteilungsleiterin Finanzen und Innere Organisation an der BTU Cottbus-Senftenberg, durch die öffentliche Überreichung einer Urkunde ihren Dank für das Engagement und die fachliche Unterstützung bei der Entwicklung eines auf hochschulspezifische Prozesse ausgerichteten Systems d.3ecm auszusprechen. Heute zählt die codia Software GmbH mehr als 40 Hochschulen zu ihren Partnern. Viele Funktionen, Schnittstellen und spezifische Anforderungen gehen auf die Erfahrungen aus der langjährigen Zusammenarbeit mit der BTU zurück.
Claudia Eckert freut sich sehr über diese Anerkennung: "Die Würdigung der Leistung, aber auch das Interesse der anderen Hochschulen zeigt, dass mein Team und ich den richtigen Weg eingeschlagen haben. Aus meiner Sicht ist eine ganzheitliche elektronische Dokumentenbearbeitung mit all ihren Funktionalitäten, wie Indizieren, Recherchieren, Reproduzieren, Steuerung von Prioritäten oder Archivieren und weiteren aus einer modernen Universität nicht mehr wegzudenken." Als Verfechterin der "digitalen" Universität sah Claudia Eckert frühzeitig die Notwendigkeit einer Optimierung von Arbeitsprozessen, die eine ortsunabhängige und sichere Arbeitsweise ermöglicht und erforderliche Dokumente nach Bedarf abrufbar macht. Im Fokus einer Universitätsverwaltung neuen Typs steht eine prozessorientierte, auf die unterschiedlichen Zielgruppen ausgerichtete Bearbeitung von Aufgaben. Ein Ansatz, der auch im Hochschulentwicklungsplan der BTU Cottbus-Senftenberg verankert ist.
Laurenz Stecking, Geschäftsführer der codia Software GmbH, würdigt die zielführende und sehr gute Zusammenarbeit bei der Gestaltung des Dokumentenmanagementsystems: "Als verlässlicher Partner brachte sich die BTU von Anfang an mit Kompetenz und innovativen Lösungsansätzen in die Produktentwicklung ein, insbesondere auch in Bezug auf die hochschulspezifischen Parameter."
Das d.3ecm-System ist ein "Alleskönner" und bietet die ideale Basis für die individuelle Umsetzung von Lösungen für die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung. Integrale Funktionselemente sind die digitale Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow-Management. Aus einer Hand und aufeinander abgestimmt bietet es die sichere, gesetzeskonforme und revisionssichere Digitalisierung und Aufbewahrung von Dokumenten sowie zur Steuerung von Prozessen. Das d.3ecm ist ein innovatives System, mit dem alle dokumentenbasierten Geschäfts- und Entscheidungsprozesse nachhaltig optimiert werden können.
