Die BTU Cottbus-Senftenberg hat eine Postordnung verabschiedet, in der generelle Regelungen zusammengefasst sind.

Zur reibungslosen Abwicklung des Postaufkommens an der BTU und zur Minimierung der Portoausgaben sind folgende Festlegungen zu beachten.

Über die Poststelle der BTU dürfen nur Postsendungen mit dienstlichem Inhalt versandt werden. Private Briefe (keine Pakete oder Päckchen; aus Gründen der Vermeidung einer Inanspruchnahme von Verwaltungsmitarbeitern für private Zwecke) werden von der Poststelle der BTU angenommen und zur Post befördert, wenn sie ausreichend freigemacht sind.

Zu unterlassen ist auch die Angabe der BTU-Anschrift für die Lieferung von privaten Postsendungen, da die BTU-Postanschrift grundsätzlich nur für Sendungen dienstlichen Charakters vorgesehen ist.

Auf ausgehenden Postsendungen ist immer die Angabe des Absenders notwendig. Damit ist sichergestellt, dass Rückfragen schnell beantwortet werden können. Der Absender kann im Sichtfenster, per Stempel oder handschriftlich aufgebracht sein. Ist kein Absender vermerkt, muss die Sendung durch die Poststelle geöffnet, der Absender ermittelt und zur Korrektur zurückgesendet werden.

Durch die Poststelle können bei Bedarf Antwortkuverts mit dem Aufdruck „Entgelt zahlt Empfänger“ zur Verfügung gestellt werden. Damit ist die Rücksendung von Unterlagen für den Absendenden kostenfrei. Eine Versendung von vorfrankierten Briefumschlägen ist nicht möglich.

Spezielle Versandmaterialien wie z.B. Postzustellaufträge, internationale Rückscheine, Luftpostaufkleber werden durch die Poststellen auf Anfrage zur Verfügung gestellt. 

Alle Informationen zu Leistungen und Preisen über Briefe, Päckchen, Pakete, Express-Sendungen national und international und weitere Angebote finden Sie im Leistungskatalog der Deutschen Post AG.

Die Einhaltung der Regelungen des Außenwirtschaftsgesetzes (AWG), der Außenwirtschaftsverordnung (AWV) und der Dual-Use-Verordnung der Europäischen Union ist vor der Übergabe an die Poststellen zu prüfen. Insbesondere darf keine Weitergabe von rüstungsrelevanten Technologien und Technologien mit doppeltem Verwendungszweck ohne vorherige Genehmigung des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) erfolgen. Die Poststellen gehen davon aus, dass an die Poststelle übergebene Sendungen den Regelungen entsprechen, die Verantwortung dafür liegt bei den versendenden Bereichen.

Für Portokosten (Brief- und Paketgebühren) sind von den jeweiligen Fakultäten, zentralen wissenschaftlichen Einrichtungen und Zentralen Betriebseinheiten der BTU jährlich Mittel einzuplanen, da diese selbst zu tragen sind. Die angefallenen Portokosten werden zunächst durch den VB 3.4 „Infrastrukturelle Dienstleistungen“ übernommen und alle zwei Monate an die jeweiligen Organisationseinheiten umgebucht.

Portokosten, die vom Präsidialbereich, der Zentralverwaltung sowie den Beschäftigtenvertretungen und Beauftragten verursacht werden, sind durch den VB 3.4 zu tragen.

Aufgrund von Sonderverträgen der BTU mit dem Versanddienstleister DHL können für DHL-Pakete günstigere Konditionen von der Poststelle angeboten werden.
Eine ausführliche Beschreibung der Leistungen der Deutschen Post AG kann im Internet unter http://www.deutschepost.de eingesehen werden

Weitere Einrichtungen, die die Poststelle der BTU nutzen, werden die angefallenen Portokosten regelmäßig in Rechnung gestellt.

Die Hauspost dient zur internen Kommunikation zwischen den Bereichen der BTU Cottbus-Senftenberg.

Der Transport der internen Hauspost erfolgt täglich zwischen den Standorten der BTU, ebenso der Büchertransport zwischen den Standortbibliotheken.

Am Zentralcampus wird die Hauspost durch die Poststelle 3x wöchentlich (Montag, Mittwoch, Freitag) in den Briefkastenanlagen verteilt bzw. abgeholt und zur weiteren Bearbeitung und Verteilung in die Poststelle gebracht. Es besteht auch die Möglichkeit die Hauspost während der Öffnungszeiten selbständig in die Poststelle zu bringen oder den an der Poststelle befindlichen Briefkasten zu nutzen.

Um eine schnelle und reibungslose Zustellung zu ermöglichen, sind folgende Punkte zu beachten:

• für den internen Versand von Schriftstücken sind Umlaufmappen oder Umschläge zu nutzen
• für vertrauliche Inhalte sind verschließbare Umschläge zu verwenden 
• Lehrstuhl/Bereich, Institut/Einrichtung und Standort sowie OE-Nummer ggf. den Namen der empfangsberechtigten Person möglichst vollständig angeben
• Beschriftung leserlich vermerken
• alle vorherigen Vermerke/Adressate sind durchzustreichen
• bei Umlaufsendungen, z.B. Mitzeichnungen, den eigenen Bereich nach Bearbeitung durchzustreichen, um den nächsten Empfänger deutlich zu machen

Der Botendienst wird auf dem Zentralcampus zwischen den Präsidialbereichen und bestimmten Verwaltungsbereichen durch die Poststelle angeboten. Dieser dient zum Postaustausch der Eingangs- und Ausgangspost. Da die Kapazitäten beim Transport begrenzt sind, sind nach Möglichkeiten keine Unterschriftenmappen zu verwenden, sondern auf platzsparende Ordnungsmappen mit Fächereinteilung zurückzugreifen. Weiterhin können Pakete nicht durch den Botendienst transportiert werden und müssen selbständig in die Poststelle gebracht oder der Transport bei der Poststelle unter poststelle(at)b-tu.de in Auftrag gegeben werden.

Die Postfachanlagen in den Gebäuden der BTU dienen zur internen Verteilung der Haus- und Eingangspost. Diese werden durch die Poststellen vergeben. Die Vergabe der Postfächer erfolgt durch die Poststellen. Wir bitten um Verständnis, dass pro Institut/Bereich nur ein Postfach mit jeweils einem Schlüssel vergeben werden kann. Für die Beschriftung der Postfächer ist der jeweilige Bereich selbst verantwortlich.

Einschreiben

Durch Einschreiben sind Briefsendungen nachverfolgbar. Möglichkeiten der Einlieferung:

• Einwurfeinschreiben (Einwurf in den Briefkasten wird vermerkt),
• Übergabeeinschreiben (Übergabe an Haushaltsmitglied),
• Übergabeeinschreiben mit persönlicher Übergabe (Übergabe nur an empfangsberechtigte Person)
• Übergabeeinschreiben mit Rückschein (Übergabe nur an empfangsberechtigte Person)

Einschreiben sowie Einschreiben mit Rückschein sind als solche über der Anschrift zu kennzeichnen. Die Sendungsnummer wird in der Poststelle vergeben.

Postzustellungsaufträge

Mithilfe von Postzustellungsurkunden wird urkundlich festgehalten, wem, wann, wo und unter welchen Umständen das Schriftstück zugestellt wurde. Die ausgefüllte Zustellungsurkunde geht an den Auftraggebenden zurück und hat weitreichende Rechtswirkungen.
Die Urkunden und die dazugehörigen Umschläge können in den Poststellen abgeholt werden.
 

Expresssendungen

Besonders eilige Briefsendungen können per Expresssendung versendet werden. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, müssen diese Sendungen bis 12:00 Uhr in der Poststelle am Zentralcampus bzw. bis 10:30 Uhr in der Poststelle am Campus Senftenberg abgegeben werden.

Die Angabe der Telefonnummer der empfangsberechtigten Person ist unbedingt erforderlich.

Die Beauftragung und das Ausfüllen der Frachtbriefe dieser Sendungen erfolgt durch die Poststellen.

Paketpost dient zur Versendung und zum Empfang von Waren, die über das Maß/Gewicht von Briefsendungen hinausgehen. Zu Paketsendungen gehören Inlands-, Auslands- und Expresssendungen. Die Annahme und der Versand von Gefahrgutsendungen ist nicht möglich!

Paketeingang

Bei eingehenden Paketen ist zusätzlich zu den Angaben bei Briefsendungen (Anschrift der Universität, Ansprechperson, Lehrstuhl/Bereich/Institut/Einrichtung sowie OE-Nummer) auch die Bezeichnung des Gebäudes und die Raumnummer anzugeben. Nur in diesem Fall werden Pakete durch Lieferdienste direkt bis ins Büro geliefert.

Beispiele für die korrekte Adressierung:

Alle Paketsendungen mit unzureichenden Empfängerangaben werden am Zentralcampus durch die Poststelle angenommen und durch diese zu den jeweiligen Bereichen bzw. Lehrstühlen befördert. Ausgenommen von dieser Regelung sind Paketsendungen die durch den Dienstleister DHL befördert werden.

Bei Paketen, die in der Poststelle am Campus Senftenberg eingehen, benachrichtigt die Poststelle deren Empfänger umgehend. Da in der Poststelle keine geeignete Lagerfläche zur Verfügung steht, sind die Pakete binnen 2 Arbeitstagen nach der Benachrichtigung vom Empfänger oder dessen Beauftragten grundsätzlich bei der Poststelle abzuholen

Durch die Poststellen werden keine anfallenden Gebühren (Zoll, Nachnahmegebühren) ausgelegt. Die jeweiligen Bereiche werden über diese informiert und die Sendungen sind vom Empfänger unter Vorlage der Benachrichtigungskarte bei der angegebenen Postfiliale selbstständig abzuholen.

Die Angabe der BTU-Anschrift für die Lieferung von prívaten Paketsendungen ist zu unterlassen. Bitte nutzen Sie für private Pakete die Packstationen von DHL bei der Deutschen Post. Dieser kostenlose Service von DHL ermöglicht die private Paketanlieferung in Universitätsnähe.  

Versendung im Inland und EU-Ausland

Folgendes ist beim Versenden zu beachten:

• absendende Stelle und Adressat sind nicht am Paket anzubringen, bitte Informationen gesondert beilegen
• für die Adressierung so viele Informationen wie möglich angeben und gut lesbar schreiben (Absendende Stelle/ Adressat in Druckbuchstaben, keine Postfachadressen)
• die Maße dürfen 120 x 60 x 60 cm und das Gewicht von 31,5 kg nicht überschreiten
• Sendungen, die die Höchstmaße für Pakete überschreiten, nicht quaderförmig oder als Rolle schwerer als 5kg sind, abstehende Teile oder keine Verpackung aus Pappe oder Papier haben sind als Sperrgut zu behandeln
• jedes Paket ist bis 520 Euro versichert, eine Höherversicherung ist nicht möglich
• für die Verpackung ist der absendende Bereich zuständig

Bei Paketen außerhalb der angegebenen Maße sind vom absendenden Bereich gesonderte Fracht- oder Paketdienste zu beauftragen.

Versendung Nicht-EU-Ausland

Folgendes ist beim Versand von Sendungen in das Ausland (außer EU) zu beachten:

• absendende Stelle und Adressat sind nicht am Paket anzubringen, bitte Informationen gesondert beilegen
• für die Adressierung so viele Informationen wie möglich angeben und gut lesbar schreiben (Absendende Stelle/ Adressat in Druckbuchstaben, keine Postfachadressen)
• für Weltpakete muss eine Pro-forma- oder Handelsrechnung in dreifacher Ausführung offen am Paket beigelegt werden
• eine Länge von 120 cm, Breite von 60 cm und Höhe von 60 cm sowie ein Gewicht von 31,5 kg darf nicht überschritten werden,
• jedes Paket ist bis 500 Euro versichert, eine Höherversicherung ist nicht möglich
• für die Verpackung ist der absendende Bereich zuständig
• Informationen Zollbestimmungen Weltpaket

Bei Paketen außerhalb der angegebenen Maße sind vom absendenden Bereich gesonderte Fracht- oder Paketdienste zu beauftragen.