Spenden/Sponsoring

Unter folgendem Link können Sie sich eine Übersicht zum Thema "Spenden und Sponsoring" aufrufen:

Empfehlungen zur Verfahrensweise - Annahme von Spenden

Die BTU Cottbus-Senftenberg ist im hoheitlichen Bereich berechtigt, Spenden in Geld- oder Sachform anzunehmen und für diese Zuwendungen Zuwendungsbestätigungen (Spendenbescheinigungen) auszustellen.

Spenden sind freiwillige Leistungen, die ohne Gegenleistung, aber i.d.R. mit einer gewissen Zweckbestimmung gegeben werden. Die Abgrenzung vom Sponsoring ist zwingend zu beachten! Beim Sponsoring erfolgt – unabhängig vom Umfang – eine Gegenleistung. Dieser Leistungsaustausch ist im Gegensatz zur Spende steuerpflichtig. Spenden dürfen nicht im Bereich der nicht begünstigten Vermögensverwaltung (z. B. Sponsoring) oder im steuerpflichtigen Betrieb gewerblicher Art (z. B. Auftragsforschung alle wirtschaftlichen Projekte) verwendet werden. Zuwendungsbestätigungen dürfen nicht erteilt werden, wenn eine Zuwendung für allgemeine Bewirtungs- oder Repräsentationsausgaben erfolgt ist.

Ob es sich um eine umsatzsteuerfreie Spende (Geld- oder Sachspende) oder um Sponsoring handelt, muss vor Annahme der Zuwendung der Universitätsverwaltung angezeigt und von dieser geprüft werden. Eine Annahme von Spenden ohne vorherige Prüfung und Bestätigung ist nicht zulässig. Bestätigungen über Geld- oder Sachzuwendungen dürfen für die Universität nur von der zentralen Universitätsverwaltung ausgestellt werden. Für Geldspenden bis 300 Euro werden in der Regel keine Spendenbescheinigungen erstellt, es gilt hier ein vereinfachter Zuwendungsnachweis. Gemäß § 50 Abs. 4 S. 1 Nr. 2 Bu. a.) EStDV gilt als Nachweis der Bareinzahlungsbeleg oder die Buchungsbestätigung eines Kreditinstituts.

Folgende Förderungen sind für die BTU Cottbus-Senftenberg gemeinnützige Zwecke entsprechend § 52 Abs. 2 Abgabenordnung:

• Wissenschaft und Forschung,

• Kunst und Kultur,

• Sport. 

Sachspenden

Sachzuwendungen - Ablauf der Bearbeitung

Darstellung des Prozessablaufes

Legende: VB 2.2 - Sachgebiet Buchhaltung und Steuern, K - Büro des Kanzlers,  HVP 3 - Sachgebiet Drittmittelverwaltung, VB 2.01 - Sekretariat Abteilung Finanzen und Innere Organisation

Zur Ausstellung von Zuwendungsbescheinigungen für Sachspenden müssen begründende Unterlagen in Form einer Bereitschaftserklärung des/der Spendenden und eine Sachverhaltserläuterung vorliegen. Bei Sachspenden muss neben der genauen Bezeichnung (Art, Alter, Zustand, historischer Kaufpreis) jeder einzelnen Sache auch deren derzeitiger Wert hervorgehen. Sachzuwendungen aus dem Betriebsvermögen des Zuwendenden sind unter Angabe des Entnahmewerts (ggf. mit dem niedrigeren gemeinen Wert) vom Spender zu bewerten. Bei Sachzuwendungen aus dem Privatvermögen ist grundsätzlich der gemeine Wert der Spende (Verkehrswert) maßgebend. Grundsätzlich muss der Wert und die genaue Bezeichnung jeder einzelnen Sache vom Spender angegeben werden. Geeignete Unterlagen, die der Wertermittlung dienen (z.B. Rechnungen), sind zusätzlich vorzulegen.

Zur Prüfung, ob die Zuwendung eine Spende mit gemeinnützigem Zweck ist, schickt der begünstigte Bereich/Lehrstuhl diese Informationen an die Stabstelle Steuern. Der Informationsaustausch kann postalisch oder per E-Mail an sandra.winkel(at)b-tu.de oder steuern(at)b-tu.de erfolgen. Ggf. ist der Kanzler in die Entscheidungsfindung zur Annahme der Spende einzubinden. Nach erfolgter Prüfung erhält der Bereich/Lehrstuhl eine kurze Einschätzung des Vorganges und kann die Annahme der Spende einleiten.

Ist die Gemeinnützigkeit der Zuwendung gegeben und wurde die Spende vom begünstigten Bereich/Lehrstuhl angenommen, wird der Vorgang an VB 2.01 gegeben.

Die Stabstelle Steuern erstellt anhand der vorliegenden Informationen die Zuwendungsbescheinigung sowie ein kurzes Dankschreiben, falls dieses nicht vom Bereich selbst formuliert werden soll. Zum Nachweis und zur Information wird eine Verfügung erstellt. Der Verfügung liegt eine Kopie der Zuwendungsbestätigung zur Unterschrift beim Kanzler für die eigene Akte bei.

Der vorbereitete Vorgang geht danach zur Unterschrift an den Kanzler.

Der Kanzler unterzeichnet die Zuwendungsbescheinigung.

Im Rücklauf wird das Anschreiben zusammen mit der Zuwendungsbescheinigung von der Stabstelle Steuern per Post verschickt oder je nach Wunsch dem jeweiligen Bereich zur eigenen Übergabe zugesandt. Es erfolgt eine Eintragung über die Ausstellung und Versendung in der Spendenübersicht „Sachspenden“ sowie die Ablage der Verfügung, der Kopie des Zuwendungsbescheides und der begründenden Unterlagen unter Aktenplannummer „F 3810 Sachspenden“ durch die Stabstelle Steuern.

Geldspenden

Geldzuwendungen - Ablauf der Bearbeitung

Darstellung des Prozessablaufes

Legende: VB 2.2 - Sachgebiet Buchhaltung und Steuern, K - Büro des Kanzlers,  HVP 3 - Sachgebiet Drittmittelverwaltung, VB 2.01 - Sekretariat Abteilung Finanzen und Innere Organisation

Zur Ausstellung von Zuwendungsbescheinigungen für Geldspenden müssen begründende Unterlagen in Form einer Bereitschaftserklärung des/der Spendenden und eine Sachverhaltserläuterung vom Lehrstuhl/Bereich vorliegen.

Dazu müssen die Bereitschaftserklärung des/der Spendenden, die Sachverhaltserläuterung, die Einschätzung sowie ein kontierter Annahmebeleg als Vorgang zusammengestellt werden. Dieser geht entweder an

  • den VB 2.2 (Haushalt) zur Verbuchung und Bestätigung des Zahlungseinganges in Form einer Kopie der Annahmeanordnung oder
  • den HVP 3 (Drittmittel) zur Verbuchung und Bestätigung des Zahlungseinganges in Form einer Kopie der Annahmeanordnung.

Nach Prüfung auf Vollständigkeit und inhaltlicher Prüfung der Unterlagen erstellt VB 2.2 anhand der vorliegenden Informationen die Zuwendungsbescheinigung sowie ein kurzes Dankschreiben, falls dieses nicht vom Bereich selbst formuliert werden soll. Zum Nachweis und zur Information wird eine Verfügung erstellt. Der Verfügung liegt eine Kopie der Zuwendungsbestätigung für die eigene Akte bei.

Danach geht der Vorgang zur Unterschrift an den Kanzler.Der Kanzler unterzeichnet die Zuwendungsbescheinigung.

Im Rücklauf wird das Anschreiben zusammen mit der Zuwendungsbescheinigung von VB 2.01 per Post verschickt oder je nach Wunsch dem jeweiligen Bereich zur eigenen Übergabe zugesandt. Es erfolgt eine Eintragung über die Ausstellung und Versendung in der Spendenübersicht „Geldspenden“, sowie die Ablage der Verfügung, der Kopie des Zuwendungsbescheides und der begründenden Unterlagen unter Aktenplannummer „F 3820 Geldspenden“ durch VB 2.01.