FAQ rund ums Email-System der ehemaligen HS-Lausitz (eHL)

In der Zeit vor der Fusion zwischen der BTU Cottbus und der Hochschule Lausitz Senftenberg war an den Standorten Senftenberg und Cottbus Sachsendorf der ehemaligen Hochschule Lausitz ein E-Mail-System auf der Basis von Microsoft Exchange 2007 für alle Studenten und Mitarbeiter etabliert. Die Postfächer wurden auf der Grundlage des "Hochschul-Accounts" automatisch angelegt.

Auch heute noch wird der Hochschul-Account für verschiedene Zugänge zu Systemen an den Standorten der ehemaligen Hochschule Lausitz (eHL) benötigt. Das E-Mail-System der eHL lässt sich aus infrastrukturellen Vorgängen, die die Systeme an diesen Standorten betreffen, nicht herauslösen, ohne den Bestandsschutz zu gefährden.

Jeder Benutzer mit einem Hochschul-Account besitzt also neben dem obligatorischen Postfach im BTU-System auch ein Postfach im eHL-E-Mail-System, in dem noch immer neue Emails eingehen können.

Diese FaQs sollen Antworten auf die sich daraus ergebenden Fragen liefern.

FAQs

1) Ich habe ein BTU-Postfach. Wozu brauche ich ein eHL-Postfach?

Als BTU-Angehöriger besitzen Sie ein BTU-Postfach.

Durch besondere organisatorische Erfordernisse oder als BTU-Angehöriger an den Standorten Senftenberg bzw. Cottbus Sachsendorf besitzen Sie historisch-technisch bedingt zusätzlich auch ein Postfach im eHL-System. Beide Postfächer verwenden in der Regel Ihre @b-tu.de-Adresse als Absender-Adresse. In beiden Postfächern können und werden potenziell neue E-Mails eingehen. Sie müssen sich in jedem Fall um beide elektronischen Briefkästen kümmern.

Sie haben drei Möglichkeiten, mit diesem Umstand umzugehen:

  1. Sie rufen regelmäßig sowohl Ihr BTU- als auch Ihr eHL-Postfach getrennt voneinander ab;
  2. Sie lassen sich eine Weiterleitung von Ihrem eHL-Postfach zum BTU-Postfach einrichten, um künftig nur noch das BTU-Postfach abrufen zu müssen (siehe dazu auch FaQ-Punkt 3);
  3. Sie schalten sich selbst eine Weiterleitung vom BTU-Postfach zum eHL-Postfach, um künftig nur das eHL-Postfach abrufen zu müssen (siehe dazu auch FaQ-Punkt 4).

Diese drei Varianten haben jeweils Vor- und Nachteile. Die Entscheidung hängt von Ihren Gewohnheiten oder Bedürfnissen ab oder davon, welches System Ihren Anforderungen am nächsten kommt.
 

2) Die alten @hs-lausitz.de-Adressen sind abgeschaltet. Wie kann ich das eHL-System noch benutzen?

Der direkte Empfang von E-Mails an Ihre offizielle @b-tu.de-Adresse ist im eHL-System nicht möglich. Ausnahme: Sie wird von einem anderen Benutzer des eHL-Systems versandt.

Eine Möglichkeit zum transparenten Weiterbetrieb des eHL-Systems als vollwertiges Groupware-System ist die Schaltung einer Weiterleitung von Ihrem BTU-Postfach zur Weiterleitungsadresse für Ihr eHL-Postfach. Siehe dazu auch FaQ-Punkt 4.

Beim Versenden von E-Mails aus dem eHL-Postfach wird Ihre offizielle BTU-Absenderadresse (i.d.R. vorname.nachname@b-tu.de) eingesetzt.

3) Was muss ich tun und beachten, um nur mein BTU-Postfach abrufen müssen?

Das BTU-Postfach ist der "native" Eingangsort für Ihre E-Mails. Besitzen Sie auch ein eHL-Postfach, kann bei derzeitiger technischer Konstellation nicht vermieden werden, dass auch dort E-Mails eingehen werden. Deshalb müssten Sie sich um zwei dienstliche elektronische Briefkästen kümmern. Das bedeutet, unnötigem arbeitsorganisatorischen Aufwand ausgesetzt zu sein.

Wenn Sie Ihren künftigen E-Mail-Eingang auf das "echte" BTU-Postfach konzentrieren möchten, sind Ihrerseits folgende Aktivitäten erforderlich:

  1. Überprüfung, dass keine Weiterleitung von Ihrem BTU-Postfach auf das eHL-Postfach gesetzt ist (die "Übersicht" der BTU-Account-Verwaltung https://www.b-tu.de/account gibt darüber Aufschluss) und ggf. diese Weiterleitung deaktivieren;
  2. Beauftragen Sie beim Systemverwalter des eHL-System eine Weiterleitung für Ihr eHL-Postfach. Es erleichtert uns die Abwicklung des Vorgangs, wenn Sie bei dieser Gelegenheit auch Ihren BTU-Anmeldenamen mit angeben.

Nach der Einrichtung der Weiterleitung werden Sie per E-Mail darüber informiert. Diese und alle künftigen E-Mails werden dann ausschließlich in Ihrem BTU-Postfach eingehen.

4) Was muss ich tun und beachten, um nur mein eHL-Postfach abrufen müssen?

Das BTU-Postfach ist der "native" Eingangsort für Ihre E-Mails. Falls Sie außerdem ein eHL-Postfach besitzen und dieses als Kommunikationszentrum für Ihren dienstlichen bzw. studentischen  E-Mail-Verkehr benutzen möchten, ist die Konzentration des Posteingangs auf dieses Postfach angeraten.

Dazu sind folgende Aktivitäten erforderlich:

  1. Stellen Sie sicher, dass keine Weiterleitung von Ihrem eHL-Postfach zu Ihrem BTU-Postfach geschaltet ist (wenn Sie sich nicht sicher sind, gibt Ihnen der Systemverwalter des eHL-Systems gern Auskunft);
  2. Rufen Sie das Verwaltungsportal für Ihrem BTU-Account auf und geben Sie unter der Rubrik "e-Mail" / "Weiterleitung" die Zieladresse für Ihr eHL-Postfach ein. Mit der Schaltfläche "Aktivieren" wird die Weilerleitung wirksam.

    Die Zieladresse für das eHL-System hat folgenden Aufbau:
    <ihr_btu-loginname>@email.rzs.b-tu.de

Es gibt keine Möglichkeit, um im Vorfeld die Funktionsfähigkeit Ihrer Weiterleitungsadresse zu testen. Im Falle einer nicht korrekten oder nicht funktionierenden Adresse käme es zu E-Mail-Verlusten. Deshalb sei angeraten, die Option "Lokale Kopie auf dem BTU-Server sichern ?" zu aktivieren. So würden unter dieser Bedingung eingehende E-Mails noch im BTU-Postfach zu finden sein. Kommen alle E-Mails im eHL-Postfach an, sollte diese Option wieder deaktiviert werden, um zu verhindern, dass das BTU-Postfach unkontrolliert vollläuft (s. FaQ Punkt 16).

5) Wie lautet meine E-Mail-Adresse für das eHL-System?

Ihrem Postfach im eHL-System sind mehrere E-Mail-Adressen zugeordnet. Darunter befinden sich auch solche, die nur für Server-interne Vorgänge benötigt werden. Für den Benutzer sind nur zwei E-Mail-Adressen von Belang, die in der Regel folgendermaßen aufgebaut sind:

  1. die Absender-Adresse
    <vorname>.<nachname>@b-tu.de
    (dies ist die gleiche Adresse, die auch dem "echten" BTU-Postfach zugeordnet ist; alle E-Mails, die von diesem Postfach abgesendet werden, sind mit dieser Absender- und Antwort-Adresse versehen)
  2. die Weiterleitungs-Adresse
    <btu-login-name>@email.rzs.b-tu.de
    Diese Adresse gestattet im Bedarfsfall die Weiterleitung der im BTU-Postfach eingehenden E-Mails zum eHL-Postfach. Diese Adresse kann nicht als autonome E-Mail-Adresse verwendet werden, sondern nur für den Zweck der Weiterleitung.
6) Wie kann ich mein eHL-Postfach abrufen?
Achtung!
Außer für IMAPs/SMTP bzw. POP3s/SMTP sind seit Ende April 2018 die Zugangsmöglichkeiten für das eHL-Postfach auf das lokale Netz (LAN, WLAN) der BTU beschränkt.Das bedeutet,
  • dass sich Ihr Endgerät im LAN oder WLAN auf einem der BTU-Campus befinden muss oder
  • dass - falls Sie von außerhalb zugreifen müssen - eine VPN-Verbindung zum Campus-Netz der BTU aufgebaut sein muss, bevor Sie sich am eHL-Postfach anmelden können. Informationen zum VPN-Dienst finden Sie hier.
  • Webmail "Outlook Web Access"
    • In einem Internet-Browser die Seite https://owa.hs-lausitz.de aufrufen und sich mit den Anmeldedaten des "Hochschul-Account" anmelden
  • oder
  • Benutzung eines E-Mail-Programms, welches eines der E-Mail-Protokolle
    • MAPI (z.B. Microsofot Outlook 2003 bis 2013)
    • Active Sync oder kompatibel (Mobil-Geräte mit Android, iOS)
    • IMAPs/SMTPs
    • POP3s/SMTPs
    beherrscht.
    Entsprechende Anleitungen finden Sie hier.
7) Welche Web-Browser sind geeignet, um mein eHL-Postfach per Webmail (OWA) abzurufen?

Der Webmailer (Outlook Web Access - OWA) funktioniert mit jedem beliebigen Internet-Browser.

Aber:

Der volle OWA-Funktionsumfang wird nur unter folgenden Bedingungen bereit gestellt:

  • Sie benutzen Microsoft Internet Explorer (in einer Version von 6 bis 11),
  • für die OWA-Webseite ist der Modus "Kompatibilitätsansicht" festgelegt und
  • Sie wählen im Anmeldefenster nicht "Outlook Web Access Light verwenden".
8) Worin besteht der Unterschied der Sicherheitseinstellungen (Öffentlich/Privat) bei der OWA-Anmeldung?

Diese Einstellung muss gewählt werden, wenn der Zugriff auf den Computer durch andere Personen nicht ausgeschlossen werden kann:

Öffentlicher oder gemeinsam benutzer Computer

  • der Web-Browser speichert keine Sitzungsdaten;
  • die Verbindung wird nach 10min Inaktivität automatisch getrennt.

Die folgende Einstellung kann verwendet werden, wenn der Computer nur persönlich genutzt wird und durch geeignete Maßnahmen vor Fremdzugriff geschützt ist (Passwortschutz):

Privater Computer

  • der Web-Browser speichert Sitzungsdaten im Browser-Cache;
  • die Verbindung bleibt auch während mehrstündiger Inaktivität erhalten.
9) Welche Micosoft-Office-Outlook-Versionen sind geeignet, um auf das eHL-Postfach zuzugreifen?

Für den nativen Zugriff auf das Exchange-Konto (MAPI-Protokoll) ist Microsoft Office Outlook von Version 2003 bis 2013 geeignet.

Mit neueren Office-Versionen ist die Einbindung des eHL-Postfachs nur noch als IMAP-Konto möglich. Damit ist der Zugriff auf E-Mail-Ordner beschränkt - Kalender und Adressbücher bleiben "außen vor".

10) Kann ich auch außerhalb der BTU auf mein eHL-Postfach zugreifen?

Nur bedingt.

Bis auf Zugriffe über POP3- oder IMAP-Konten ist seit dem 20.04.2018 der Postfachzugriff nur noch aus dem lokalen Netzwerk (LAN, WLAN) der BTU oder über eine bestehende VPN-Verbindung ins BTU-Netz möglich.

Informationen zum VPN-Dienst finden Sie hier.

11) Wie kann ich das Passwort für mein eHL-Mailkonto ändern?

Das eHL-E-Mail-System verwendet die Anmeldedaten des "Hochschul-Account" (Achtung: es ist nicht der BTU-Account gemeint!). Eine Passwort-Änderung ist deshalb nur über das Verwaltungsportal des Hochschul-Account möglich.

Das Email-System gleicht stündlich die Benutzerdaten mit dem Hochschul-Account ab. Dabei werden die Nutzerdaten grundsätzlich vom Hochschul-Account auf die angeschlossenen Systeme übertragen. Nicht umgekehrt.

12) Wie groß dürfen Anhänge sein, die ich per E-Mail versenden möchte?

E-Mail-Aufträge können bis 20 MB groß werden. Dabei gilt es aber einiges zu beachten:
 

  • Beim "Verpacken" Ihrer Informationen in die versandfertige E-Mail-Form wächst das Datenvolumen um ca. 1/3. Deshalb können Sie o.g. Größe nicht der möglichen Anhanggröße gleichsetzen.
  • Wenn sich Ihre E-Mail-Empfänger außerhalb der Organisation des eHL-Systems befinden, multipliziert sich die Anhanggröße mit jedem Adressaten dieses E-Mail-Auftrages.
  • Jeder an der Übertragung Ihrer E-Mail beteiligte Server muss diese maximale Anhang-Größe unterstützen.
  • Adressieren Sie ausschließlich Empfänger innerhalb der Organisation des eHL-Systems, können Sie die maximale Empfängerzahl mit der vollen Anhanggröße bedenken.
13) Wie aktiviere ich für meine Urlaubs- / Abwesenheitszeit eine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung?

Zum Erstellen einer Awesenheitsbenachrichtigung verwenden Sie bitte Outlook Web Access.

  • melden Sie sich an
  • wählen Sie die Schaltfläche "Optionen"
  • wählen Sie die Rubrik "Abwesenheit-Assistent"
  • geben Sie die gewünschten Daten für die Benachrichtigung interner Absender (Benutzer des eHL-Mailsystems) ein
  • geben Sie die gewünschten Daten für die Benachrichtigung externer Absender (die nicht zum eHL-Mailsystem gehören) ein
  • Speichern Sie Ihre Eingaben

Hinweise:

  • BTU-Angehörige, die kein Postfach im eHL-System besitzen, werden als externe Absender eingestuft.
  • Geben Sie aus Datenschutzgründen in der Abwesenheitsbenachrichtigung keine E-Mail-Adressen oder Telefonnummern preis.
  • Jeder Absender erhält eine Abwesenheitsbenachrichtigung nur einmal.
14) Mein eHL-Postfach ist überfüllt. Was kann ich tun, um den Empfang von Emails nicht zu gefährden?

Die Postfachgröße ist standardmäßig mit 850 MB festgelegt.

Wird die Postfachkapazität zu ca. 85% ausgereizt, ergehen Warnmeldungen. Steigt der Füllgrad auf über 95%, wird das System weitere E-Mails empfangen, jedoch kann der Benutzer keine E-Mails mehr senden. Bei 100%iger Füllung werden dann auch ankommende E-Mails abgewiesen (der Absender bekommt eine Fehler-Nachricht wegen Nichtzustellbarkeit).

So weit sollten Sie es jedoch nicht kommen lassen.

Wie bekommt man wieder freien Platz?
 

  • Ist der Junk-Ordner leer? Er sollte täglich auf Irrläufer kontrolliert und anschließend geleert werden.
  • Gibt es Elemente, auf die Sie verzichten können? Löschen Sie, was nicht mehr gebraucht wird.
  • Ist der Ordner "Gelöschte Elemente" leer? Ändern Sie ggf. die Einstellungen Ihres Email-Programms so, dass dieser Ordner bei Programm-Beendigung automatisch geleert wird. Andernfalls sollten Sie dies von Zeit zu Zeit manuell erledigen. Übrigens werden gelöschte Elemente noch für 30 Tage (ab "endgültiger" Löschung) auf dem Server vorgehalten und könnten solange im Bedarfsfall "reanimiert" werden. Siehe auch FAQ-Punkt 15.
  • Archivieren Sie Elemente aus Ihrem Exchange-Postfach in eine lokale .PST-Datei.

Der Platz reicht noch immer nicht?

In begründeten Fällen kann im Rahmen der Möglichkeiten die Postfachkapazität für das eHL-Postfach vergrößert werden. Wenden Sie sich dazu bitte an den Systemverwalter des eHL-Systems.

15) Ich habe versehentlich eine Email gelöscht. Im Ordner Gelöschte Elemente befindet sie nicht mehr. Habe ich eine Möglichkeit, sie wiederherzustellen?

Gelöschte E-Mails und andere Elemente (Kontakte, Termine) werden ab Lösch-Zeitpunkt (Leerung des Ordners "Gelöschte Elemente") noch 30 Tage aufbewahrt und können bei Bedarf "reanimiert" werden. Nach dieser Zeit werden sie unwiderruflich entfernt.

Zur Wiederherstellung gelöschter Nachrichten ist Microsoft Office Outlook erforderlich. Dort wählen Sie den Ordner "Gelöschte Elemente" und anschließend den Befehl "Gelöschte Elemente wiederherstellen" aus dem entsprechenden Menü ("Extras" oder "Ordner" - je nach Office-Version) aus. In dem sich dann öffnenden Fenster stehen die wiederherstellbaren Elemente zur Auswahl. Nach erfolgter Wiederherstellung befinden sie sich im Ordner "Gelöschte Elemente", aus dem man sie verschieben sollte, will man sie nicht bei nächster Gelegenheit wieder verlieren.

16) Ich habe eine Weiterleitung vom BTU-Postfach zum eHL-Postfach. Trotzdem bekomme ich keine E-Mails mehr...

... und der Absender bekommt die Fehlerbenachrichtigung, die E-Mail könne nicht zugestellt werden, weil mein Postfach voll wäre. Die Kapazität meines eHL-Postfachs ist jedoch längst nicht ausgeschöpft!


In diese Situation kann man kommen, wenn in der BTU-Accountverwaltung für die Weiterleitung die Option "Lokale Kopie auf dem BTU-Server sichern" gewählt wurde.

Durch die aktivierte Weiterleitung ist man nicht mehr gezwungen, das BTU-Postfach ständig zu beobachten. Dadurch, dass aber jede eingehende e-Mail dort auch gespeichert wird, kann sich das BTU-Postfach unbemerkt füllen. Ist die Kapazitätsgrenze des BTU-Postfachs ausgeschöpft, wird nichts mehr angenommen und auch nichts mehr weiter geleitet.

Kontrollieren Sie also Ihr BTU-Postfach und die Weiterleitungseinstellungen in der BTU-Accountverwaltung.