Ausgangspunkt für jede Gefährdungsbeurteilung ist eine Bestandsaufnahme aller Arbeitsbereiche und Tätigkeiten, bei denen Gefahrstoffe eingesetzt werden oder entstehen können. Es sind also drei  Betrachtungen durchzuführen:

• Gefahrstoffe: Welche Gefahrstoffe werden wo, in welchen Mengen und wofür eingesetzt? Eine wichtige Informationsquelle dafür ist das gemäß GefStoffV § 6 zu erstellende Gefahrstoffkataster, da es einen Überblick über Arten, Gefahren, Mengen und Einsatzorte der Gefahrstoffe enthält.
• Arbeitsbereiche: Welche räumlichen Bereiche sind zu betrachten? Grundrisse, Lagepläne, Lüftungspläne u. ä. enthalten wichtige Informationen über die zu berücksichtigen Arbeitsbereiche.
• Tätigkeiten: Bei welchen Tätigkeiten wird mit Gefahrstoffen umgegangen? Neben den bestimmungsgemäß und regelmäßig ablaufenden Prozessen, sind auch Prozesse zu berücksichtigen, die nicht regelmäßig ablaufen, wie z. B. Beladungs-, Transport-, Reinigung-, Anlauf- oder Instandhaltungsprozesse zu berücksichtigen.

Das Ergebnis dieser Betrachtungen ist eine Beschreibung des sogenannten Arbeitssystems, welches einen Überblick über die gefahrstoffrelevanten Arbeitsbereiche und Tätigkeiten gibt. Gleichartige Tätigkeiten können zusammengefasst werden.

Für die festgelegten Arbeitsbereiche und Tätigkeiten sind die gefährlichen Eigenschaften der dort verwendeten Gefahrstoffe zu ermitteln. Das heißt, es müssen systematisch die möglichen Gefährdungsfaktoren zusammengetragen werden. Für Gefahrstoffe werden folgende Arten von Gefährdungsfaktoren unterschieden:

• Dermale Gefährdungen: Hautkontakt mit Gefahrstoffen (Feststoffe, Flüssigkeiten, Feuchtarbeit)
• Inhalative Gefährdungen: Einatmen von Gefahrstoffen (Fasern, Gase, Dämpfe, Nebel, Stäube, Rauche)
• Orale Gefährdungen: Verschlucken von Gefahrstoffen
• Physikalisch-chemische Gefährdungen: Brand- und Explosionsgefährdungen, unkontrollierte chemische Reaktionen

Dermale, inhalative, orale und physikalisch-chemische Gefährdungen müssen unabhängig voneinander erfasst und beurteilt werden. Gefährdungen durch explosionsfähige Gemische sind in einem separaten Dokument auszuweisen.

Verantwortliche für die Erstellung der Gefährdungsbeurteilungen stehen vor der Frage, woher sie diese Informationen beziehen können. Wichtige Informationsquellen für die Ermittlung von Gefährdungen

Die ermittelten dermalen, inhalativen, oralen und physikalisch-chemischen Gefährdungen müssen fachkundig bewertet werden. Hier muss die Frage beantwortet werden: Wie häufig tritt die Gefährdung auf und was kann dabei passieren? Als Kriterien um diese Frage zu beantworten eignen sich grundsätzlich Art, Ausmaß, Dauer und Verlauf der Exposition der Gefahrstoffe bei der jeweiligen Tätigkeit.

Die Herausforderung besteht darin, die identifizierten Gefährdungen nach objektiven und möglichst wissenschaftlich fundierten Erkenntnissen zu bewerten.

Wichtige Informationsgrundlagen können hier z. B. sein:

• Geltende Richt- bzw. Grenzwerte wie z. B. Arbeitsplatzgrenzwerte (AGW), biologische Grenzwerte (BGW)
• Art und Ausmaß der Exposition unter Berücksichtigung aller Expositionswege
• Informationen des Herstellers oder Inverkehrbringers zum Gesundheitsschutz und zur Sicherheit insbesondere im Sicherheitsdatenblatt
• Informationen aus den stoff- oder tätigkeitsbezogene TRGS sowie verfahrens- und stoffspezifische Kriterien zur Expositionsermittlung (siehe dazu TRGS 420)
• Herstellerseitige mitgelieferte Gefährdungsbeurteilungen
• Expositionsszenarien im erweiterten Sicherheitsdatenblatt
• Erkenntnisse aus Statistiken, z. B. über Unfallzahlen, Berufskrankheiten
• Erkenntnisse aus arbeitsmedizinischen Vorsorgen nach der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge
• Anwendung des Einfachen Maßnahmenkonzepts Gefahrstoffe (EMKG) der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA)

Bei der Bewertung ist zwischen einer geringen und einer nicht geringen Gefährdung zu unterscheiden. Die nachfolgende Tabelle gibt eine Hilfestellung zu möglichen Gefährdungen nach Gefährdungsart, mögliche Bewertungskriterien und Hilfestellungen, die genutzt werden können. Es ist zu beachten, dass eine Gefährdung immer dann als nicht gering eingestuft werden muss, wenn Arbeitsplatzgrenzwerte (AGW) oder biologische Grenzwerte (BGW) überschritten werden oder die Gefährdung von hautresorptiven, haut- oder augenschädigenden Gefahrstoffen ausgeht.

Gefährdungsarten, Bewertungskriterien:

Auf Basis der Ergebnisse aus Schritt 3 müssen Schutzmaßnahmen abgeleitet werden. Sowohl die GefStoffV (§§ 8-11) als auch die TRGS 500 „Schutzmaßnahmen“ legen dafür Grundpflichten und verschiedene Stufen von Schutzmaßnahmen fest.

Zu den Grundpflichten gehören:

• Aufnahme der Tätigkeit erst nach Durchführung der Gefährdungsbeurteilung und Maßnahmenergreifung
• Durchführung einer Substitutionsprüfung, d. h. Prüfung, ob ein Ersatz von Gefahrstoffen oder Verfahren durch Stoffe oder Verfahren, die nicht oder weniger gefährlich sind, möglich ist. Wenn Substitutionen technisch möglich sind, aber nicht durchgeführt werden, muss dies begründet werden.
• Ausschluss bzw. Minimierung der Gefährdungen durch Gefahrstoffe durch Anwendung des STOP-Prinzips bei der Maßnahmenumsetzung
• Dokumentierte regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit der technischen Schutzmaßnahmen, mindestens alle drei Jahre
• Einhaltung der Arbeitsplatzgrenzwerte, Durchführung von Messungen oder anderen Ermittlungsmethoden durch fachkundiges Personal

Die Stufen der Schutzmaßnahmen umfassen:

• Allgemeine Schutzmaßnahmen: Dazu gehören Festlegungen zur Arbeitsplatzgestaltung, Auswahl der Arbeitsmittel und Verfahren (Beispiele: Begrenzung der Expositionsdauer und -höhe beim Einsatz eines Gefahrstoffes, Pflicht zur innerbetrieblichen Kennzeichnung von Gefahrstoffen, Zugangsbeschränkungen für Lager mit akut toxischen Stoffen)

• Zusätzliche Schutzmaßnahmen: Diese kommen zum Einsatz, wenn z. B. Arbeitsplatz- oder biologische Grenzwerte überschritten werden, dermatologische oder inhalative Gefährdungen bestehen (Beispiele: Bereitstellung von Atemschutzmasken, zentrale Reinigung von Arbeitskleidung durch das Unternehmen)

• Besondere Schutzmaßnahmen für nachweislich krebserzeugende, erbgutverändernde fruchbarkeitsgefährdende Stoffe: Für den Umgang mit sog. CMR-Stoffen müssen besondere Schutzmaßnahmen festgelegt werden (Beispiele: Kennzeichnung und Abgrenzung der Einsatzbereiche, Führen eines Expositionsverzeichnisse gemäß GefStoffV § 14, Rückführungsverbot kontaminierter Luft)

• Maßnahmen gegen physikalisch-chemische Einwirkungen: Unter diese fallen insbesondere Maßnahmen gegen Brand- und Explosionsgefährdungen (Beispiele: Vermeidung von Zündquellen oder Bedingungen, die Brände oder Explosionen auslösen können).

Hilfestellungen für die Maßnahmenauswahl geben die TRGS der 500er Reihe. Im Rahmen der Festlegung von Schutzmaßnahmen müssen nach TRGS 400 außerdem erforderliche Notfallmaßnahmen gemäß GefStoffV beachtet werden. Sämtliche Maßnahmen müssen dann gemäß GefStoffV dokumentiert (§§ 6, 7) und auf ihre Wirksamkeit überprüft werden (§ 7). 

Es empfiehlt sich, einen Aktionsplan zu erstellen, der neben den Maßnahmen auch die Verantwortlichkeiten, Umsetzungstermine, erforderlichen Ressourcen sowie die Überprüfung der Maßnahmenumsetzung enthält. Danach sind die Maßnahmen gemäß Plan umzusetzen. Wichtig ist hier:

• Vereinbarte Termine müssen eingehalten werden.
• Die Realisierung der Schutzmaßnahmen muss regelmäßig kontrolliert werden.
• Die Wirksamkeit der Maßnahmen ist zu überprüfen (siehe Schritt #6).

Grundlegende Informationen zu dem Gefahrstoff sowie die verbindlichen Verhaltensregeln für den Umgang mit diesen gemäß der festgelegten Schutzmaßnahmen sind gemäß § 14 GefStoffV in einer Betriebsanweisung zu dokumentieren, als Grundlage für die Unterweisung der Beschäftigten zu nutzen und für diese am Einsatzort der Gefahrstoffe zugänglich zu machen. Die Unterweisung der Beschäftigten muss also arbeitsplatzbezogen in Bezug auf die konkreten Gefährdungen und Schutzmaßnahmen bei seiner Tätigkeit erfolgen und ist mindestens einmal jährlich durchzuführen ist. Die Unterweisung muss außerdem eine allgemeine arbeitsmedizinisch-toxikologische Beratung, Informationen über den Anspruch der Beschäftigten auf arbeitsmedizinische Vorsorgen und den Zweck dieser Vorsorgen enthalten. Die Unterweisung ist vor Aufnahme der Tätigkeit mündlich durchzuführen und zu dokumentieren.

Die Wirksamkeitsprüfung gehört zu den Maßnahmengrundpflichten. Sie muss in regelmäßigen Abständen erfolgen, bei technischen Schutzmaßnahmen mindestens alle 3 Jahre. Bei der Wirksamkeitsüberprüfung sollten geprüft werden:

• die Einhaltung der organisatorischen und persönlichen Schutzmaßnahmen
• die Funktion technischer Schutzmaßnahmen
• die Einhaltung der Arbeitsplatzgrenzwerte
• Beurteilung von verbleibenden Gefährdungen bzw. dem Restrisiko
• arbeitsmedizinische Beratungen und Vorsorge für die relevanten Personengruppen

Die Beurteilung des Umgangs mit den Gefahrstoffen, die Einhaltung der AGW und BGW sind zu dokumentieren. Insbesondere notwendige Schutzmaßnahmen sind festzuhalten und den Beschäöftigten zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören ins besondere das Gefahrstoffverzeichnis und die jeweiligen Betriebsanweisungen.

Das Ergebnis der Wirksamkeitskontrolle ist ebenfalls zu dokumentieren. Sollten sich bei der Wirksamkeitsprüfung neue Informationen in Bezug auf die Gefahren der Stoffe, die Bewertung der Gefährdungen oder die Zweckmäßigkeit der Schutzmaßnahmen ergeben, so führt das zu der Pflicht, die Gefährdungsbeurteilung zu wiederholen, um diese Informationen einfließen zu lassen.

Gefahrstoffmanagement ist ein kontinuierlicher Prozess. Gefährdungsbeurteilungen sind daher regelmäßig zu aktualisieren. Der Arbeitgeber hat hierfür ein Intervall festzulegen. Sofern keine betrieblichen oder anderen Veränderungen vorliegen, kann dieses Intervall z. B. bei drei Jahren liegen. Eine sofortige Aktualisierungspflicht ergibt sich immer dann, wenn besondere Umstände vorhanden sind. Zu diesen können zählen:

• Häufung von Arbeitsunfällen oder Beinaheunfällen
• Ein erhöhter Krankenstand
• Verwendung neuer Stoffe
• Umgestaltung der in Schritt 1 definierten Arbeitsbereiche
• Neue, veränderte Gesetze oder Verordnungen
• Neue Erkenntnisse zu Gefahrstoffen, zu den gewählten Schutzmaßnahmen oder zu dem Wissenstand der Arbeitsmedizin bzw. -hygiene.