Anleitungen sowie Informationen zur workflowgestützten Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten

Allgemeines

Unter www.b-tu.de/zeiterfassung können Sie einen elektronischen Antrag auf Abwesenheit stellen und diesen im Workflow an den jeweiligen Vorgesetzten zur Genehmigung weiterleiten. Bei Bedarf besteht die Möglichkeit, diesen Antrag vorab an Kollegen des gleichen Bereichs zu senden, damit diese z.B. vorab einer Abwesenheitsvertretung zustimmen können. Folgende Antragsarten sind aktuell möglich:
Urlaub, Gleittag/e, Krank ohne Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Dienstbefreiung für Beamte, Arbeitsbefreiung nach § 28 TV-L, Bildungsurlaub, Ansparkonto für Beamte, Ausgleichstage nach dem Sozial-TV-BB (galt bis 2007).

Anträgen auf Arbeitsbefreiung, Dienstbefreiung sowie Bildungsurlaub können entsprechende Nachweise digital als Dokument (empfohlen pdf) angefügt werden.

Jahresübersicht und Zusammensetzung der Urlaubsansprüche

Wechseln Sie unter www.b-tu.de/zeiterfassung auf Ihren Abwesenheitskalender. Dieser enthält detaillierte Angaben zu Abwesenheiten wie Urlaub, Arbeitsunfähigkeit o.ä., eine Übersicht der Zusammensetzung der Urlaubsansprüche sowie die Angabe zum verbleibenden Urlaubsanspruch.
Sie können in Vorjahre und, soweit bereits die Stammsätze angelegt sind, in das Folgejahr blättern. Stammsätze für das folgende Kalenderjahr werden in der Regel Anfang Oktober des laufenden Kalenderjahres angelegt.

In der Übersicht des Urlaubsanspruchs werden verschiedene Zubuchungen (ZuBu) mit Angabe des jeweiligen Urlaubsjahrs in Klammern, das individuelle Verfalldatum, der Anspruch und der verbleibende Anspruch (Rest) angezeigt. Am Ende wird tagesaktuell der verbleibende Gesamtanspruch summiert.
Es wird unterschieden nach einem gesetzlichen Urlaubsanspruch sowie einem Mehranspruch. Damit können besondere Übertragungszeiträume wie z.B. nach einer Elternzeit oder einer längeren Arbeitsunfähigkeit anspruchsbezogen abgebildet werden.
Bei der Inanspruchnahme wird der Urlaub automatisch vom Urlaubskonto mit dem geringsten Verfalldatum abgezogen. Sollten mehrere Urlaubskonten ein gleiches Verfalldatum aufweisen, werden die Tage zuerst vom Konto eines gesetzlichen Anspruchs und anschließend vom Konto eines Mehranspruchs abgebucht.

 

Beantragung einer Abwesenheit

Wechseln Sie unter www.b-tu.de/zeiterfassung auf Ihren Abwesenheitskalender. 

Unterhalb des Abwesenheitskalenders können Sie einen Abwesenheitsantrag stellen. Im ersten Schritt wählen Sie die Antragsart aus.

Anschließend erfassen Sie die erforderlichen Details (von, bis). Sie haben zudem die Möglichkeit, eine Begründung oder Hinweise zum Antrag zu hinterlegen.

Hinweis: Berücksichtigen Sie bitte, dass die beantragte Abwesenheit sich nicht mit einer bereits vorhandenen Abwesenheit überschneiden darf. Dies trifft z.B. bei der Betriebsschließung zwischen 27.12. und 30.12. eines Jahres zu. In diesen Fällen beantragen Sie bitte die neue Abwesenheit bis zum Vortag der bereits vorhandenen Abwesenheit und bei Bedarf daran anschließend eine weitere Abwesenheit nach dem Ende der bereits vorhandenen Abwesenheit.

Abschließend wählen Sie im Feld "Weiterleiten" die Person aus, die den Antrag erhalten soll. Dies kann sofort eine genehmigungsberechtigte Person sein. An dieser Stelle ist es ebenfalls möglich, eine Person auszuwählen, die dem Antrag vorab z.B. als Abwesenheitsvertretung zustimmen soll.  
Mittels "Speichern" wird der Antrag an die ausgewählte Person weitergeleitet.

Bei Bedarf können Sie sich direkt nach der Antragstellung zur Antragsübersicht weiterleiten lassen und dort unter der Karteikarte Dokumente z.B. ergänzend begründende Unterlagen hochladen (empfohlen pdf). 

Dazu wechseln Sie auf die Karteikarte "Dokumente" und wählen "Dokument hochladen" aus. Auf der Folgeseite können Sie mit "Datei auswählen" das entsprechende Dokument zum Hochladen heraussuchen. Es ist möglich, zusätzlich eine Bemerkung zu erfassen. Abschließend wählen Sie die Aktion "Hochladen". Ihrem Antrag wurde nun das Dokument angefügt.
Hilfsweise ist es möglich, dem VB Personal erforderliche Unterlagen per Email an abwesenheiten(at)b-tu.de nachzureichen.

Nähere Informationen zu möglichen Abwesenheitsarten
  • Urlaub
    Hierunter fallen die gesetzlichen Urlaubsansprüche (Mindesturlaub, Zusatzurlaub für Schwerbehinderte) sowie die Mehrurlaubsansprüche aufgrund weiterer Regelungen (z.B. tariflicher Mehranspruch). Es wird jeweils das Urlaubskonto belastet, welches das geringste Verfallsdatum hat. Sollten mehrere Urlaubskonten ein gleiches Verfallsdatum haben, werden die Tage zuerst vom Konto eines gesetzlichen Anspruchs und anschließend vom Konto einer Mehranspruchs abgebucht.
  • Gleittag/e
    Inanspruchnahme von Stunden aus dem Gleitzeitkonto entsprechend der jeweils geltenden Dienstvereinbarung zur Arbeitszeit.
    Sollte trotz genehmigter Abwesenheit eine Arbeitsaufnahme erfolgen, wird die geleistete Arbeitszeit berücksichtigt. 
  • Krank ohne AUB Karenztag
    Gemäß § 5 Absatz 1 Satz 2 Entgeltfortzahlungsgesetz kann ein Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeit bis zu drei Kalendertagen ohne Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beanspruchen (Achtung: Sonn- und Feiertage zählen mit!).
  • Arbeitsbefreiung § 29 TV-L
    Nachstehend aufgeführte Anlässe können mit dieser Abwesenheitsart beantragt werden: 
    - Niederkunft der Ehefrau/der Lebenspartnerin im Sinne des Lebenspartnerschaftsgesetzes - ein Arbeitstag;
    - Tod der Ehegattin/des Ehegatten, der Lebenspartnerin/des Lebenspartners im Sinne des Lebenspartnerschaftsgesetzes, eines Kindes oder Elternteils - zwei Arbeitstage;
    - 25- / 40-jähriges Arbeitsjubiläum - ein Arbeitstag; 
    - Ausgleich für eine ehrenamtliche Tätigkeit als Mitglied eines Wahlvorstandes - ein Arbeitstag.
    Bitte fügen Sie dem Antrag begründende Unterlagen bei (z.B. Geburtsurkunde, Bestätigung der Teilnahme in einem Wahlvorstand).
  • Dienstbefreiung (Beamte)
    § 11 ff Erholungsurlaubs- und Dienstbefreiungsverordnung definiert mit "Arbeitsbefreiung § 29 TV-L" vergleichbare Dienstbefreiungen für verbeamtetes Personal. Bitte fügen Sie dem Antrag begründende Unterlagen bei (z.B. Geburtsurkunde, Bestätigung der Teilnahme in einem Wahlvorstand).
  • Bildungsurlaub
    Beschäftigte haben nach dem Brandenburgischem Weiterbildungsgesetz Anspruch auf Freistellung zum Zwecke beruflicher, kultureller oder politischer Weiterbildung. Die Bildungsfreistellung beträgt zehn Arbeitstage innerhalb eines Zeitraumes von zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren. Bitte fügen Sie dem Antrag die Anmeldung zur Veranstaltung sowie deren Anerkennungsbescheid bei.
  • Ansparkonto (Beamte)
    Gilt ausschließlich für verbeamtetes Personal. Nach § 8 Erholungsurlaubs- und Dienstbefreiungsverordnung wird Erholungsurlaub, der bis zu bestimmten Fristen nicht genommen ist, ab dem 21. Urlaubstag angespart.
  • Ausgleichstag/e bis 2007
    Gilt nur für Bestandspersonal, welches noch Anspüche auf Ausgleichstage nach dem Tarifvertrag zur Vermeidung betriebsbedingter Kündigungen in der Landesverwaltung Brandenburg (Sozial-TV-BB) hat. Dieser Tarifvertrag galt vom 01.02.2004 bis 31.01.2007.
    Diese Tage müssen bis zum 30.09.2030 genommen worden sein. Mit Ablauf des 30.09.2030 verfallen noch nicht in Anspruch genommene Tage ersatzlos gemäß § 2 TV Ausgleichstage Sozial-TV-BB.

 

Bearbeitung oder Löschung eines noch nicht genehmigten oder an den Antragstellenden zurückgegebenen Abwesenheitsantrags

Eine Bearbeitung oder Löschung eines Antrags ist nur solange möglich, wie der Antrag selbst noch nicht weiter bearbeitet bzw. genehmigt wurde.

Um einen bereits gestellten Abwesenheitsantrag nachträglich zu bearbeiten oder auch zu löschen, wählen Sie unter www.b-tu.de/zeiterfassung im linken Menü den Eintrag "Abwesenheiten verwalten" aus. Im Suchfenster ist es nicht erforderlich, Eingaben vorzunehmen. Bestätigen Sie mit "Suche starten". Anschließend werden Ihnen alle bisherigen Anträge aufgelistet. Zur Auswahl des zu bearbeitenden bzw. löschenden Antrags wählen Sie aus der Spalte "Aktion" den orangenen Stift.

Bearbeitung
Auf der folgenden Seite sehen Sie alle Angaben zur beantragten Abwesenheit. Diese können an dieser Stelle bearbeitet werden. Abschließend geben Sie die gewünschte Person an, die den Antrag als nächstes erhalten soll. Mittels "Speichern" wird der Antrag an die ausgewählte Person weitergeleitet.

Zufügen von Dokumenten (z.B. Antragsbegründung)
Wechseln Sie auf die Karteikarte "Dokumente" und wählen "Dokument hochladen" aus. Auf der Folgeseite können Sie mit "Datei auswählen" das entsprechende Dokument zum Hochladen heraussuchen. Es ist möglich, zusätzlich eine Bemerkung zu erfassen. Abschließend wählen Sie die Aktion "Hochladen". Ihrem Antrag wurde nun das Dokument angefügt.
Hilfsweise ist es möglich, dem VB Personal erforderliche Unterlagen per Email an abwesenheiten(at)b-tu.de nachzureichen.

Löschung
Im Fall einer beabsichtigten Löschung eines Antrags wählen Sie am Ende der Seite "Löschen". Abschließend muss das Löschen mittels "Endgültig Löschen", welches wiederum am Ende der Seite erscheint, erneut bestätigt werden.

Recherche, welchen Bearbeitungsstand ein Abwesenheitsantrag aktuell hat (für Antragsteller)

Um herauszufinden, welchen Bearbeitungsstand ein bereits gestellter Abwesenheitsantrag hat, wählen Sie unter www.b-tu.de/zeiterfassung im linken Menü den Eintrag "Abwesenheiten verwalten" aus. Im Suchfenster ist es nicht erforderlich, Eingaben vorzunehmen. Bestätigen Sie mit "Suche starten". Anschließend werden Ihnen alle bisherigen Anträge aufgelistet. Zur Auswahl des gewünschten Antrags wählen Sie aus der Spalte "Aktion" den orangenen Stift.

In der Detailansicht wechseln Sie nun zur Karteikarte "Verlauf" und können den Workflowverlauf einsehen.
Ein Antrag gilt erst als genehmigt, wenn die Abwesenheit durch den VB Personal genehmigt und verbucht wurde. Sie werden darüber per Email informiert.

Zustimmung zu einer beantragten Abwesenheit (für Vertreter)

Sie werden per Email informiert, sobald Anträge zur Bearbeitung vorliegen. Dazu melden Sie sich unter www.b-tu.de/zeiterfassung an und wechseln als erstes die Rolle. Dies erfolgt durch einen Klick in der oberen Menüleiste (rechts der Mitte) auf die Rolle "Abwesenheiten und Zeiterfassung". Hier wählen Sie "Vertreter oder Sekretariat" aus.

Im linken Menü gelangen Sie sich mit "Alle Vorgänge anzeigen" zur Übersicht aller offenen Anträge. Angezeigt werden hier u.a. die Antragsart sowie der geplante Zeitraum. Bereits in dieser Übersicht haben Sie die Möglichkeit, in der Spalte "Bearbeitungsschritt/Weiterleitung an" die Bearbeitung des Antrags vorzunehmen. Sie können den Antrag als Vertretung zustimmen, Weiterleiten, ablehnen oder dem Antragsteller zurückgeben.
Für die Fälle der Zustimmung sowie Weiterleitung ist die Angabe eines Weiterleitungsziels erforderlich. Dies kann z.B. ein weiterer Abwesenheitsvertreter oder auch eine genehmigungsberechtigte Person sein.

In den Fällen der Ablehnung oder Rücksendung eines Antrags muss das Weiterleitungsziel frei bleiben. Dazu nutzen Sie bitte den obersten Leereintrag aus der Auswahlliste. 

Abschließend beenden Sie die Bearbeitung mittels "Ausführen".

Für eine detailliertere Übersicht zum jeweiligen Antrag inkl. Einsicht in erfasste Hinweise, den bisherigen Verlauf und ggf. beigefügte begündende Unterlagen wählen Sie aus der Spalte "Aktion" den orangenen Stift. Hier können Sie den Antrag ebenfalls wie oben beschrieben bearbeiten. Zudem können Sie hier auch einen Kommentar zum Antrag erfassen.

Genehmigung einer Abwesenheit (für genehmigungsberechtigte Personen/Vorgesetzte)

Sie werden per Email informiert, sobald Anträge zur Bearbeitung vorliegen. Dazu melden Sie sich unter www.b-tu.de/zeiterfassung an und wechseln als erstes die Rolle. Dies erfolgt durch einen Klick in der oberen Menüleiste (rechts der Mitte) auf die Rolle "Abwesenheiten und Zeiterfassung". Hier wählen Sie "QIS-Bearbeiter/Vorgesetzter" aus.

Im linken Menü gelangen Sie sich mit "Alle Vorgänge anzeigen" zur Übersicht aller offenen Anträge. Angezeigt werden hier u.a. die Antragsart sowie der geplante Zeitraum. Bereits in dieser Übersicht haben Sie die Möglichkeit, in der Spalte "Bearbeitungsschritt/Weiterleitung an" die Bearbeitung des Antrags vorzunehmen. Sie können den Antrag als Vorgesetzter genehmigen, als Vertretung zustimmen, Weiterleiten, ablehnen oder dem Antragsteller zurückgeben.

In den Fällen der Genehmigung, Ablehnung oder Rücksendung eines Antrags muss das Weiterleitungsziel frei bleiben. Dazu nutzen Sie bitte den obersten Leereintrag aus der Auswahlliste. Im Bild unten die blaue Zeile. 

Für die Fälle der Zustimmung sowie Weiterleitung ist die Angabe eines Weiterleitungsziels erforderlich. Dies kann z.B. ein weiterer Abwesenheitsvertreter oder auch eine genehmigungsberechtigte Person sein.
Abschließend beenden Sie die Bearbeitung mittels "Ausführen".

Für eine detailliertere Übersicht zum jeweiligen Antrag inkl. Einsicht in erfasste Hinweise, den bisherigen Verlauf und ggf. beigefügte begündende Unterlagen wählen Sie aus der Spalte "Aktion" den orangenen Stift. Hier können Sie den Antrag ebenfalls wie oben beschrieben bearbeiten. Zudem können Sie hier auch einen Kommentar zum Antrag erfassen.

Einsicht in die Übersicht der Mitarbeitenden (für genehmigungsberechtigte Personen/Vorgesetzte)

Vorab: Einblick in die Übersicht der Mitarbeitenden haben ausschließlich berechtigte Personen. Dies sind in der Regel Vorgesetzte, die Abwesenheiten genehmigen dürfen.

Melden Sie sich unter www.b-tu.de/zeiterfassung an und wechseln als erstes die Rolle. Dies erfolgt durch einen Klick in der oberen Menüleiste (rechts der Mitte) auf die Rolle "Abwesenheiten und Zeiterfassung". Hier wählen Sie "QIS-Bearbeiter/Vorgesetzter" aus. Anschließend nutzen Sie im linken Menü der Eintrag "Übersicht Mitarbeitende".

In der Übersicht werden zum aktuellen Tag personenbezogen der verbleibende Urlaubsanspruch inkl. Angabe des übertragenen Urlaubs sowie für das nichtwissenschaftliche Personal das Zeitguthaben/-soll angezeigt. Darüber hinaus ist tagesbezogen erkennbar, für welchen Tag innerhalb des ausgewählten Monats bereits eine Abwesenheit vorliegt bzw. eine Abwesenheit beantragt wurde. Aus Datenschutzgründen werden die verschiedenen Arten der Abwesenheiten lediglich allgemein dargestellt.
Die Angabe des Zeitguthabens/-solls wird farblich unterlegt. Bei gelber Unterlegung werden 80%, bei roter Unterlegung 100% der Richtwerte für ein Zeitguthaben/-soll überschitten. Bei roter Unterlegung haben die Vorgesetzten gemeinsam mit den Beschäftigten unverzüglich Maßnahmen zum Zeitausgleich zu vereinbaren.

Wie kann eine automatische Weiterleitung an einen genehmigungsbrechtigten Vertreter nach einer vordefinierten Anzahl von Arbeitstagen eingestellt werden?

Bitte senden Sie eine E-Mail an abwesenheiten(at)b-tu.de und geben an, wer eine Vertretungsberechtigung erhalten soll und ob diese ggf. befristet einzurichten ist. Eine automatische Weiterleitung wird in der Regel mit 3 Arbeitstagen vorbelegt.
Bei Bedarf kann vom Nutzer über die Einstellungen der E-Mail Benachrichtigung später auch die Anzahl der Tage bis zu einer automatischen Weiterleitung verändert werden.

Anpassung der E-Mail Benachrichtigungen sowie Weiterleitung offener Anträge nach einer Anzahl von Arbeitstagen

Systemseitig ist eine tägliche Benachrichtigung zu offenen Abwesenheitsanträgen vorbelegt, welche jeweils gegen 8 Uhr erfolgt. Diese Benachrichtigung enthält alle zu bearbeitenden Abwesenheitsanträge.
Es ist möglich, die Benachrichtigung individuell einzustellen. Dazu melden Sie sich unter www.b-tu.de/zeiterfassung an und wechseln als erstes die Rolle. Dies erfolgt durch einen Klick in der oberen Menüleiste (rechts der Mitte) auf die Rolle "Abwesenheiten und Zeiterfassung". Hier wählen Sie "Vertreter oder Sekretariat" oder "QIS-Bearbeiter/Vorgesetzter" aus.

Links finden Sie nun den Punkt "Berechtigungen". Nach einer Auswahl können Sie angeben, welche Berechtigungen angepasst werden sollen. Hier nutzen Sie bitte den Eintrag "Workflowbezogene Berechtigungen".

In der Übersicht der Workflowbezogenen Berechtigungen werden unterschiedliche Bearbeitungsgruppen aufgeführt, die jeweils individuell angepasst werden können. Im Beispielbild hat der Nutzer Berechtigungen für die Organisationseinheit "Bereich Kanzler/in" sowie diese diesem Bereich untergeordneten Organisationseinheiten (hier Universitätsverwaltung).

  • Abwesenheitsantrag (QIS-Bearbeiter)
    Änderungen dieser Bearbeitungsgruppe haben Auswirkungen auf alle Anträge auf Urlaub, Gleittage, Arbeitsbefreiung § 29 TV-L, Dienstbefreiung (Beamte), Bildungsurlaub, Ansparkonto (nur Beamte), Ausgleichstage bis 2007
  • Krankmeldung verarbeiten (QIS-Bearbeiter)
    Änderungen dieser Bearbeitungsgruppe haben Auswirkungen auf alle Anträge auf Krank ohne AUB Karenztag; Änderungen müssen auch in der Bearbeitungsgruppe Krankmeldung verarbeiten (Sekretariat) vorgenommen werden  
  • Krankmeldung verarbeiten (Sekretariat)
    Änderungen dieser Bearbeitungsgruppe haben Auswirkungen auf alle Anträge auf Krank ohne AUB Karenztag; Änderungen müssen auch in der Bearbeitungsgruppe Krankmeldung verarbeiten (QIS-Bearbeiter) vorgenommen werden
  • Abwesenheitsstornierung (QIS-Bearbeiter)
    Änderungen dieser Bearbeitungsgruppe haben Auswirkungen auf alle Anträge auf Stornierung eines Vorgangs, diese Funktion ist in Vorbereitung und aktuell noch nicht konfigurierbar

Im obigen Beispiel werden die Benachrichtigungen nur einmalig und sofort nach Antragstellung versandt. Um dies anzupassen, wählen Sie bei der gewünschten Bearbeitungsgruppe aus der Spalte "Aktion" den orangenen Stift. 

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • E-Mail einmalig (empfohlen und jeweils voreingestellt)
    Täglich gegen 8 Uhr erhalten Sie eine Information aller offenen Abwesenheitsanträge.
  • E-Mail sofort 
    Sofort nach der Antragstellung auf Abwesenheit werden Sie einmalig zu einem offenen Abwesenheitsantrag benachrichtigt. Es erfolgt keine Erinnerung an Folgetagen!
  • Keine E-Mail (Nicht empfohlen!)
    Es wird keine Benachrichtigung versandt, so dass Sie keine Kenntnis erlangen können, ob offene Abwesenheitsanträge zur Bearbeitung vorliegen!

Änderung der Anzahl von Arbeitstagen, bis ein Antrag an eine Vertretung weitergeleitet wird
In dieser Ansicht kann auch die Anzahl Arbeitstage angepasst werden. Bitte passen Sie dazu lediglich die Anzahl an. Das vordefinierte Weiterleitungsziel kann nicht angepasst werden. Sollte dies gewünscht sein, senden Sie bitte eine E-Mail mit Angabe der vorzubelegenden Person an abwesenheiten(at)b-tu.de.  

Nach Auswahl der gewünschten Option bzw. Anpassung der Anzahl von Arbeitstagen können Sie die Änderung speichern. Bei Bedarf können Sie mit einem Klick auf den Button Auswahl zur Übersichtsseite zurückkehren und weitere Anpassungen vornehmen.

Stornierung einer bereits genehmigten Abwesenheit

Für eine gewünschte Stornierung einer Abwesenheit senden Sie bitte eine Email an abwesenheiten(at)b-tu.de sowie in Kopie an Ihren Vorgesetzten und nennen den Tag/Zeitraum, an welchem ein Abwesenheitsstorno gewünscht ist. Es ist wichtig, dass der jeweilige Vorgesetzte über das Abwesenheitsstorno informiert ist.

Zukünftig ist eine technische Lösung inkl. Workflow für Abwesenheitsstornierungen vorgesehen.

Rückfragen richten Sie bitte an abwesenheiten(at)b-tu.de.