• ab 17.06.2025 - Änderung der VV zu § 55 LHO - Anhebung der Wertgrenzen für Direktvergaben auf 100.000 EUR netto
  • Neufassung des Erlasses des MdFE zu VV § 55 LHO
• ab 01. Oktober 2020 - Änderung der VV zu § 55 LHO - Anhebung der Wertgrenzen für Verhandlungsvergaben auf 100.000 EUR netto
  • Rundschreiben des MdFE: https://www-docs.b-tu.de/intern/beschaffung/btuauth/ratgeber/Rundschreiben_MdFE_08_2020.pdf
  • Auszug Amtsblatt 33 vom 19.08.2020 mit der Änderung zu den Allgemeinen Verwaltungsvorschriften zur Landeshaushaltsordnung: https://www-docs.b-tu.de/intern/beschaffung/btuauth/ratgeber/%C3%84nderung_VV_LHO_Amtsblatt%2033_08_2020.pdf 
• Unterschwellenvergabeordnung UVgO für nationale Vergaben - gilt seit 01.01.2019 für das Land Brandenburg, ersetzt die bisherige VOL/A
• Vergabeverordnung VgV (Stand 12.04.2016) und das GWB, Teil 4ersetzen für EU-Vergaben im Oberschwellenbereich die VOL/A (2. Abschnitt) und VOF!

Ausnahmen:

- EFRE, ESF, INTERREG- Projekte. Siehe Tab "alle EFRE-geförderten Projekte"            
- Mobiliar jeglicher Art
- Kühl- und Gefriergeräte, sonstige Küchengeräte
- Küchenausstattung (Geschirr, Gläser, Bestecke usw.)
- Kopiergeräte unter der Antragsvoraussetzung der Nr. 4.8 BR
- Dienstkraftfahrzeuge
- Mobiltelefone (Genehmigung von P-Bereich, Abschluss von Verträgen über VB 3)

1 Vergabeverfahren
Vergabeverfahren bezeichnen die Regeln der Angebotseinholung und deren Vorgaben. Das Vergaberecht ist maßgebend in der Vergabeordnung (VgV), der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie in der VwV Beschaffung definiert, wird jedoch um zahlreiche weitere Anordnungen und Bestimmungen auf Landes-, nationaler und EU Ebene ergänzt. Zusätzlich liegt eine weitreichende Rechtsprechung vor, die zu berücksichtigen ist.
Zu unterscheiden sind formlose Verfahren (Direktauftrag) und formale Verfahren (insbesondere Verhandlungsvergabe und Ausschreibungen). Die VgV und die UVgO stehen für Lieferungen und Leistungen folgende Vergabearten vor:
- EU-Verfahren (z.B. Offenes Verfahren, Teilnahmewettbewerb)
- Öffentliche Ausschreibung
- Beschränkte Ausschreibung
- Verhandlungsvergabe
- Direktauftrag
Die anzuwendenden Vergabeverfahren ergeben sich aus dem erwarteten Auftragswert (Wertgrenzen), sowie gegebenenfalls inhaltlichen Kriterien, beispielsweise, ob es sich um Beschaffungen im wissenschaftlichen Bereich handelt. Sofern in den folgenden Ausführungen nichts anderes bestimmt ist, sind die genannten Wertgrenzen stets als „voraussichtliche Auftragswerte ohne Mehrwertsteuer (netto)“ zu verstehen.
Grundsätzlich gilt, dass Aufträge nicht geteilt werden dürfen, um Wertgrenzen zu unterschreiten.
Die Verfahren werden im Folgenden in ihren wesentlichen Elementen dargestellt.

1.1 Formale Verfahren
Formale Vergabeverfahren (meist „Ausschreibungen“ und "Verhandlungsvergaben") zeichnen sich dadurch aus, dass Bieter zu einem bestimmten Abgabezeitpunkt formgerechte Angebote einreichen. Diese werden erst zu einem vorgegebenen Zeitpunkt geöffnet, dokumentiert und auf Vollständigkeit geprüft („Submission“). Erst danach erfolgen die inhaltlichen Auswertungen aufgrund vorher bestimmter Wertungskriterien und die Zuschlagserteilung. Verhandlungen über das Angebot sind nur bei der Verhandlungsvergabe möglich. Formale Verfahren werden ausschließlich durch das Sachgebiet Einkauf im Einvernehmen mit den Einrichtungen durchgeführt. Formale Vergabeverfahren werden im Rahmen der E-Vergabe durchgeführt. Nach der Submission durch das Sachgebiet Einkauf erhält der Nutzer die Angebote zur inhaltlichen Bewertung

1.1.1 EU-Verfahren
EU-Verfahren sind oberhalb des EU-Schwellenwerts anzuwenden. Grundsätzlich entspricht dem Wesen nach das „Offene Verfahren" der „Öffentlichen Ausschreibung", „Nicht offene Verfahren" der „Beschränkten Ausschreibung", „Verhandlungsverfahren" der "Verhandlungsvergabe" im nationalen Bereich. Allerdings besteht ein höherer Formalisierungsgrad und es bestehen hohe Anforderungen an die Dokumentation des Verfahrens. Es sind feste Fristen vorgegeben, so dass die Verfahren insgesamt länger dauern. Bieter haben bei diesen Verfahren ein direktes und erweitertesRügerecht und die Möglichkeit, bei der Vergabekammer Einspruch einzulegen (Bieterschutz).

1.1.2 Öffentliche Ausschreibung
Öffentliche Ausschreibungen sind formale Verfahren, bei denen öffentlich zur Abgabe von Angeboten aufgerufen wird. Die Angebote müssen in der vorgegebenen Form eingehen und werden bei der formellen Submission zeitgleich geöffnet und dokumentiert. Wertgrenzen für Öffentliche Ausschreibungen.

1.1.3 Beschränkte Ausschreibung
Beschränkte Ausschreibungen sind formale Verfahren, bei denen mehrere Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. In der Regel soll zuvor ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb zur Ausschreibung erfolgen. Die Angebote müssen in der vorgegebenen Form eingehen und werden bei einer formellen Submission zeitgleich geöffnet und dokumentiert. Wertgrenzen für Beschränkte Ausschreibungen.

1.1.4 Verhandlungsvergabe
Die Verhandlungsvergabe ist eine Verfahrensart, bei der mehrere Unternehmen zur Abgabe eines Angebots oder zur Teilnahme an Verhandlungen aufgefordert werden. Die Verhandlungsvergabe kann mit oder ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden. Vorab ist eine Leistungsbeschreibung mit Mindestanforderungen sowie Bewertungs- und Zuschlagskriterien zu erstellen. Die Angebote müssen in der vorgegebenen Form eingehen und werden bei einer formellen Submission zeitgleich geöffnet und dokumentiert. Wertgrenzen für die Verhandlungsvergabe.

1.2 Formlose Verfahren (Direktauftrag)
Beim Direktauftrag ist eine Markterkundung durchzuführen. Dabei kann auf allgemein zugängliche Auskünfte (z.B. Internetrecherchen, Kataloge, Telefonauskünfte, formlose E-Mail-Anfragen) zurückgegriffen werden – es sind keine formalen „Angebote“ erforderlich. Für die Bedarfsfeststellung und die Kaufentscheidung gelten die haushaltsrechtlichen Bestimmungen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Eine Dokumentation ist zu erstellen (Vorblatt Direktvergabe bis 1.000 EUR netto und ab 1.000 EUR netto Vorblatt Direktvergabe und VMS-Direktauftrag).

2 Beschaffungen aus Drittmitteln
Bei Beschaffungen aus Drittmitteln gelten neben den genannten Vergaberegeln die im Zuwendungsbescheid vorgeschriebenenen Bedingungen der Drittmittelgeber. Leider unterscheiden sich die jeweiligen Bedingungen in den einzelnen Bestimmungen und Wertgrenzen. Aufgrund der Vielzahl der Drittmittelgeber ist es nicht möglich, einen gemeinsamen Mindeststandard zu definieren. Es ist vielmehr unbedingt erforderlich, jeweils die Bedingungen der Zuwendungsbescheide und/oder Verwendungsrichtlinien heranzuziehen und genau zu beachten. Zu beachten ist, dass die Mittel sowohl den üblichen vergaberechtlichen Vorschriften (z.B. UVgO) unterliegen, als auch den Bedingungen der Drittmittelgeber. Um keine Vorschrift zu verletzen, ist daher immer die „strengere“ Regel anzuwenden. Es wird dringend empfohlen, sich bei Unklarheiten an das Sachgebiet Beschaffung zu wenden.
Werden bei Beschaffungen aus Drittmitteln die Vorgaben des Drittmittelgebers verletzt, besteht die Gefahr der Mittelrückforderung.

3 Mindestlohngesetz
Das Brandenburgische Mindestlohngesetz, oder genauer gesagt, das Brandenburgische Vergabegesetz (BbgVergG), regelt die Anwendung eines Mindestentgelts bei der Vergabe öffentlicher Aufträge im Land Brandenburg. Dieses Mindestentgelt liegt seit dem 1. Mai 2021 bei 13,00 Euro pro Stunde und wird nicht mehr automatisch an den allgemeinen Mindestlohn angepasst. Diese Regelung gilt für Liefer- und Dienstleistungen ab einem Auftragswert von 5.000 Euro und ist  durch den Auftragnehmer mit Formular 5.3 Vereinbarung Mindestanforderungen Bbg-VergG zu bestätigen.

4 Binnenmarktrelevanz
Binnenmarktrelevanz, im Kontext öffentlicher Auftragsvergabe, bedeutet, dass ein Auftrag, der eigentlich unterhalb der EU-Schwellenwerte liegt, dennoch für Unternehmen aus anderen EU-Mitgliedstaaten von Interesse sein könnte. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Leistungsort in Grenznähe zu einem anderen EU-Land liegt oder die Leistungserbringung keine nationalen Anforderungen (wie z.B. Sprachkenntnisse) voraussetzt. Eine Veröffentlichung des Auftrags über eine Ex-Ante-Veröffentlichung ist notwendig. Wird auf eine Veröffentlichung verzichtet, sollte dies ausführlich begründet werden, insbesondere wenn keine Binnenmarktrelevanz vorliegt.

4.1 Ex-Ante-Veröffentlichung
Eine Ex-Ante-Veröffentlichung (auch Ex-Ante-Bekanntmachung oder Ex-Ante-Ausschreibung genannt) ist eine Information über eine beabsichtigte beschränkte Ausschreibung oder freihändige Vergabe, die vor der eigentlichen Vergabe auf einer öffentlichen Plattform oder im Beschafferprofil veröffentlicht wird. Sie dient der Transparenz und ermöglicht potenziellen Bietern, sich frühzeitig über geplante Aufträge zu informieren und sich darauf vorzubereiten.

5 Transparenz und Veröffentlichungspflicht
Beschaffungen ab einem Grenzwert in Höhe von 25.000 Euro, die durch ein Vergabeverfahren ohne öffentliche Bekanntmachung durchgeführt wurden, müssen im Nachgang auf den Internet-Seiten des Sachgebietes Beschaffung veröffentlicht werden („Ex-Post-Transparenz“).
Im Bereich der EU-Beschaffungen bestehen vor und nach den Beschaffungen diverse Veröffentlichungspflichten.

6 Der Begriff des "Angebots"
Durch das Internet sind Preisrecherchen einfach geworden. Dabei handelt es sich jedoch nicht um Angebote im Sinn der Vergabeverordnung. Diese müssen individuell von einem Bieter an die Universität gestellt sein und konkrete Angaben zu Preisen, Liefer- und Zahlungsbedingungen sowie der Angebotsgültigkeit enthalten.

7 Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht
Über vergebene Aufträge sind Vergabevermerke (Ausschreibungen) und Dokumentationen (Verhandlungsvergaben) anzufertigen und vorzuhalten. Bei dezentraler Beschaffung (Direktauftrag) liegt die Dokumentation in der Verantwortung der Bedarfsstellen. (Vorblatt Direktvergabe bis 1.000 EUR netto und ab 1.000 EUR netto Vorblatt Direktvergabe und VMS-Direktauftrag).

8 Transport- und Verpackungskosten
Die Transport-, Verpackungs- und Versicherungskosten sind vom Auftragnehmer zu tragen. Abweichungen von dieser Regelung müssen begründet und im Auftrag schriftlich vereinbart sein.

9 Versicherungen und Versicherungskosten
Die BTU ist als öffentliche Einrichtung Selbstversicherer.

Hinweis zum Vergabemanagementsystem - VMS:

Alle Vergaben über den Vergabemarktplatz Brandenburg (VMP) werden nur über das elektronische Vergabemanagementsystem - VMS eingestellt. 

Die Bedarfsanmeldung jeder Organisationseinheit erfolgt in diesem System über das Anlegen eines elektronischen Beschaffungsantrages. Alle Beteiligungen anderer Bereiche gemäß Beschaffungsrichtlinie (finanzielle Bestätigungen, Arbeitsschutz, bauseitige oder juristische Beteiligungen) sind durch die Organisationseinheit im Rahmen des elektronischen Beschaffungsantrages im VMS einzuholen.

Für den Erstzugang ist es erforderlich, eine Grundlagenschulung zum VMS durchzuführen. Bitte melden Sie sich dazu vorher an und senden Sie eine E-Mail an finanzen(at)b-tu.de.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Hinweise für Lieferanten und Dienstleister(Muss den Auftragnehmern bei Auftragserteilung mitgeschickt werden!)

Pflicht von eForms bei EU-Vergaben ab 25.10.2023

Zuschlagsverbot an russische Bieter (Stand: 06/2022)

Die Wertgrenzen gelten pro Beschaffungseinheit bezogen auf das Haushaltsjahr. Bei wiederkehrenden Beschaffungen von Verbrauchsmaterialien (z. B. Chemikalien, Gasen etc.) ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung zu empfehlen.

Vorhandene zentrale Rahmenvereinbarungen siehe: Ratgeber

Der Abruf ist ein neuer Vergabevorgang und erfolgt mittels Einzelauftrag unter Führung aller notwendigen Formulare gemäß Übersicht Vergabeverfahren (Anlage 1 der Beschaffungsrichtlinie).

Regelung BTU C-S:

Bei Vergabe von DV-Anlagen, Netzwerktechnik, Hard- und Software soll eine Beteiligung des IKMZ – IT Services erfolgen. Die Rechenzentren versorgen die Standorte mit Dienstleistungen der Informations- und Kommunikationstechnik.

Hardware
Die Versorgung mit IT-Technik für die Verwaltungsbereiche, inklusiver der Stabsstellen, wird zentral über das IKMZ-Anwendersysteme realisiert.
Die Beschaffung von Hardware der Fachbereiche erfolgt dezentral. Hierbei wird empfohlen, vor Beginn des Vergabeverfahrens das IKMZ – IT Services zu Beratungszwecken zu beteiligen.

Genehmigungsvermerk erfolgt auf dem Formular 1.1 bzw. 1.1 EU:

• Formular 1.1 - Vorblatt Vergabemarktplatz (VMP) - Stand: 03/2022 

oder

• Formular 1.1 EU Antrag EU-Vergabe - Stand: 06/2020 

Software
Das IKMZ – IT Services bietet Basisdienste für Lizenzverträge und Software an und verwaltet die Lizenzverträge.

Ergänzende Vertragsbedingungen für Informationstechnik

• EVB - IT

Bei der Beschaffung von Hard- und Software gelten besondere Regelungen. Gemäß VV zu § 55 der LHO sind bei der Vergabe von Aufträgen im Bereich der Hard- und Software die ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) anzuwenden. Die EVB-IT sehen verschiedene Vertragstypen vor, die jeweils aus einem Vertragsformular (teilweise in einer Lang- und Kurzfassung) und aus Allgemeinen Geschäftsbedingungen bestehen. Des Weiteren werden den Anwendern Nutzerhinweise als Hilfestellung bei der Anwendung angeboten. Die verschiedenen Vertragstypen und Handreichungen dazu sind auf den Seiten der/des Beauftragten für Informationstechnik des Bundesministeriums des Innern zu finden:

• EVB-IT Vertragstypen:
  https://www.cio.bund.de/Webs/CIO/DE/digitale-loesungen/it-einkauf/evb-it-und-bvb/evb-it-und-bvb-node.html
   
• Entscheidungshilfe:
  https://www.cio.bund.de/SharedDocs/downloads/Webs/CIO/DE/digitale-loesungen/it-beschaffung/evb-it-bvb/entscheidungshilfe-zu-der-evb-it.pdf?__blob=publicationFile&v=4

• Handreichung zur technischen no-spy-Klausel
  https://www.cio.bund.de/SharedDocs/downloads/Webs/CIO/DE/digitale-loesungen/it-beschaffung/evb-it-bvb/basisvertraege/ueberlassung-typ-a/handreichung-no-spy-klausel.pdf?__blob=publicationFile&v=2

Vergaberechtsberatung und das Stellen eines Zubenennungsersuchens (Formular 1.12 - Zubenennungsersuchen an die Auftragsberatungsstelle) durch den VB 2.3 bei der:

Auftragsberatungsstelle Brandenburg e.V.
Mittelstraße 5
12529 Schönefeld

Telefon: 030 3744607-0     
Telefax: 030 3744607-21        
E-Mail: info@abst-brandenburg.de
https://www.abst-brandenburg.de/

Amtliches Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ)
Die Recherche in der Datenbank AVPQ bietet Vergabestellen die Möglichkeit zur kostenlosen Markterkundung, da die Kontaktdaten aller im AVPQ geführten Unternehmen eingesehen werden können.

Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
Heinrich-Mann-Allee 107
14473 Potsdam

Die Vorsitzende
Telefon: +49 331 8661610
Geschäftsstelle:
Telefon: +49 331 8661719
Telefax: +49 331 8661652