Alle geplanten Vergaben über den Vergabemarktplatz Brandenburg (VMP) werden nur über das elektronische Vergabemanagementsystem (VMS) eingestellt. Dies gilt grundsätzlich ab 5.000 EUR netto und darunter nur optional im Bedarfall nach Rücksprache.

Dokumentation von Direktvergaben 

Verhandlungsvergabe mit ex-ante Veröffentlichung 

öffentliche Ausschreibung 

EU-Ausschreibung 

Beschränkte Ausschreibung

öffentlicher Teilnahmewettbewerb

Honorar- und Werkverträge

Bitte beachten Sie im VMS die Hinweisfelder mit den blauen Fragezeichen. Hier finden Sie wichtige Informationen, die Ihnen beim Ausfüllen der einzelnen Formularfelder helfen.

Schulungsvideos:

VMS-Grundlagenschulung

Weiterführende Informationen und Hilfstellungen zur Nutzung des Vergabemanagementsystem (VMS) finden Sie auch unter folgendem Link:

https://support.cosinex.de/vergabestellen/csx-ap/public/authentication.xhtml;csxsus_um=39D18919DA08C807C27C29DB7A0C92C8

Zur Nutzung müssen Sie sich registrieren. Für die Registrierung benötigen Sie die Mandatennummer. Diese finden Sie auf der Startseite des VMS unten links.

Die Dokumentation zur Nutzung des Vergabemanagementsystems und es Bedarfsmanagers finden Sie hier:

Dokumentation zur Nutzung des Vergabemanagementsystems und des Bedarfsmanagers

Prüfung der notwendigen Beteiligungen durch die Bedarfsstelle

Die Bedarfsstelle prüft bei jedem Vergabeverfahren, ob die Beteiligung anderer Verwaltungsbereiche erforderlich ist. Die Beteiligung Dritter erfolgt im VMS-Beschaffungsantrag bei Beschaffungsantrag/Genehmigung durch die Auswahl der jeweiligen Anzahl an Genehmigungsstufen und der Auswahl der jeweiligen Person, die genehmigen (beteiligt werden) muss.

Beteiligung Gebäudemanagement:
Die Beteiligung des Gebäudemanagements ist für die Herstellung der räumlichen, bautechnischen, elektro- und nachrichtentechnischen Voraussetzungen für die Inbetriebnahme von Geräten erforderlich.

Beteiligung Arbeitsschutz:
Die Beteiligung des Arbeitsschutzes ist unter anderem erforderlich bei der Beschaffung von Gefahrstoffen, Lasergeräten, diversen Werkzeugmaschinen, schweißtechnischen Einrichtungen, Schutzausrüstungen, Ausstattungsgegenständen für Labore und der Beschaffung ergonomischer Bildschirmarbeitsplätze.
Checklisten und Hinweise finden Sie auf den Intranetseiten der BTU, Rubrik Ratgeber / Arbeitssicherheit.

Beteiligung Dekan/in
Die Beteiligung des Dekanats erfolgt grundsätzlich bei Beschaffungen ab 50.000 EUR netto sowie im Einzelfall auch unterhalb der Wertgrenze von 50.000 EUR.

IKMZ – Hard- und Software:
Bei der Einrichtung von Computer-Pools ist eine vorherige Beteiligung des IKMZ – IT Services zwingend erforderlich. Das IKMZ – IT Services bietet Basisdienste für Lizenzverträge und Software an und verwaltet die Lizenzverträge. Bei Beschaffung von Software und Softwarelizenzen ist deshalb eine vorherige Beteiligung zwingend erforderlich.

Juristische Beteiligung:
Rahmenvereinbarunge, Rechtsdienstleistungen, Honorar- und Werkverträge (Einordnung), Freiberufliche Leistungen

Prüfung der Finanzierung in der Bedarfsstelle

Sind die Mittel für die geplante Beschaffung vorhanden?

Woraus soll finanziert werden?

• Haushalt
  1. durch jährliche Mittelverteilung (z. B. Globalhaushalt) -> ACHTUNG: eigene Verantwortung, keine Nachfragen an den VB 2.1 richten.
  2. durch Fonds (z. B. Berufungszusagen)
• Haushaltsprojekte
  • Hinweis: Haushaltsprojekte erkennen Sie, wenn bei der 8-stelligen Projektnummer an der 5. Stelle die Ziffer 6 steht.
• Drittmittel
  • Drittmittelprojekte (BMBF, BMWi, DFG, AiF u. a.)
  • EFRE-Zuweisung – Ausnahmen beachten!
  • Nachfragen bitte an HVP 3 Drittmittelmanagement richten

Die Bedarfsstelle ist verantwortlich dafür, dass für den beantragten Bedarf genügend Mittel zur Verfügung stehen und legt die Finanzierungsquelle anhand der Haushaltssystematik fest.

Finanzmittel, die im Drittmittelbereich bewirtschaftet werden

Vorbehaltlich besonderer Regelungen der Drittmittelgeber gilt die Einhaltung des formalen Vergaberechtes auch für Beschaffungen aus Drittmitteln. Dies betrifft unter anderem sächliche Verwaltungsausgaben für Lieferungen (z. B. Gegenstände, Verbrauchsmaterial, Geschäftsbedarf, Sachausgaben) und sonstige Leistungen Dritter (Vergabe von Aufträgen an Dritte, z. B. Unteraufträge als Erfüllungshilfe für Teilaufträge; abzugrenzen sind Kooperationspartner in Form von Bietergemeinschaften oder ohne gesellschaftlichen Zusammenschluss). Bei der Vergabe von Aufträgen für Maßnahmen, die mit Bundes-, Landes-, EU- oder sonstigen öffentlichen Mitteln oder Drittmitteln gefördert werden, gelten zudem zusätzlich die Bedingungen und Auflagen des Zuwendungsbescheides des jeweiligen Fördermittelgebers. Werden bei Beschaffungen aus Drittmitteln die Vorgaben des Drittmittelgebers verletzt, besteht die Gefahr der Mittelrückforderung. Die Beschaffung aus Drittmitteln erfolgt unter Beteiligung des Bereiches Drittmittelmanagement.

Beteiligung des Drittmittelbereichs (HVP3)

Bei Drittmitteln ist die finanzielle Bestätigung (Beteiligung) des Drittmittelbereichs (HVP3) durch die Bedarfsstelle erforderlich. Die Beteiligung erfolgt im VMS-Beschaffungsantrag bei Beschaffungsprüfung/Genehmigung durch die Auswahl der jeweiligen Anzahl an Genehmigungsstufen und der Auswahl der jeweiligen Person, die genehmigen muss.

Ansprechpartner des Referates Drittmittelmanagement

Vertretungsreglung des Referates Drittmittelmanagement

Es müssen mind. 3 Firmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Es soll zwischen den Unternehmen, die zur Abgabe eines Angebots oder zur Teilnahme an Verhandlungen aufgefordert werden, gewechselt werden.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der entsprechenden Übersicht Vergabeverfahren:

• Anlage 1: Übersicht Vergabeverfahren

Bei einer öffentlichen Ausschreibung fordert der Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Angebotsabgabe auf. Jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot unterbreiten. Die Veröffentlichung erfolgt grundsätzlich über das VMS.

Ab einem geschätztem Auftragswert von 100.000 EUR netto oder wenn die Binnenmarktrelevanz bejaht wird, muss bei einer beabsichtigten Verhandlungsvergabe gemäß Ziffer 3.5 VV zu § 55 LHO eine ex-ante Veröffentlichung durchgeführt werden. Bei einer ex-anten-Veröffentlichung haben Unternehmen bereits vor der Bekanntmachung der Vergabe die Möglichkeit, sich über die beabsichtigte Ausschreibung zu informieren und ihr Interesse zu bekunden. Hier wird grundsätzlich eine Kurzleistungsbeschreibung veröffentlicht. Diese muss für 14 Kalendertage veröffentlicht werden. Die Veröffentlichung erfolgt grundsätzlich über das Vergabemanagementsystem.

Eine Leistung bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 100.000 € netto. Ein Vergabeverfahren ist nicht notwendig, sofern es sich um keine Ausnahme handelt. Ein Wechsel zwischen den Unternehmen ist zu gewährleisten.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der entsprechenden Übersicht Vergabeverfahren:

• Anlage 1: Übersicht Vergabeverfahren

Alle beweglichen Sachen und immaterielle Vermögensgegenstände ab einem Wert von 250 EUR netto und einer Lebensdauer von mehr als einem Jahr.

Bei den eingegangenen Gerätestammdatenblättern muss vom Fachgebiet zuerst der Standort im HIS-QIS, sowie auf dem Gerätestammdatenblatt, eingetragen werden. Anschließend muss dies vom sachlich Befugten gezeichnet werden.

Diese sollen ausgefüllt und einzeln innerhalb von 20 Tage nach Erhalt eingescannt an finanzen(at)b-tu.de verschickt werden.

Für Gegenstände mit einem Anschaffungswert bis zu 250 EUR und einer Lebensdauer von mehr als einem Jahr, ist innerhalb des Bereiches ein Benutzernachweis zu führen. Das dazugehörige Formular finden Sie im HIS-QIS unter "Dokumente".