Kontoinhaber: Landeshauptkasse Brandenburg
Konto-Nr.: 7110402950
Bankleitzahl: 30050000
IBAN: DE57 3005 0000 7110 4029 50
BIC: WELADEDDXXX

Kreditinstitut: Landesbank Hessen-Thüringen (Helaba)
Adresse: Uerdinger Straße 88, 40474 Düsseldorf
 

https://www.b-tu.de/intern/ratgeber/finanzen/eingangsrechnung

Grundsatz: Nach § 34 LHO sind Einnahmen rechtzeitig und vollständig zu erheben.

Mittelanforderungen für Zuwendungen
In öffentlich geförderten Projekten (Bundesförderung wie BMFTR, BMWE, AiF, DFG, EU, EFRE u. a.) werden die Mittel rechtzeitig durch die zuständigen Bearbeiterinnen des Referates Drittmittelmanagement in Abstimmungen mit dem projektführenden Fachbereich angefordert und der Geldeingang überwacht.

Rechnungsstellung für Aufträge und Verträge
Insbesondere bei privaten Geldgebern (z. B. Auftragsforschung oder Dienstleistung) sind Forderungen rechtzeitig durch die projektführenden Fachbereiche aufgrund vertraglich vereinbarter (Teil)Zahlungsziele oder spätestens nach der erbrachten (Teil)Leistung geltend zu machen.

Bitte verwenden Sie bei der Rechnungsstellung das vorgegebene Rechnungsformular sowie den Annahmebeleg und beachten Sie bitte die Hinweise zur Ausgangsrechnung der Stabsstelle Steuern. Bei Fragen stimmen Sie sich gern vorab mit der projektverantwortlichen Kollegin im Referat Drittmittelmanagement ab. So können fehlerhafte Rechnungen oder zu stornierende Rechnungen vermieden werden.

Die Rechnungen sind unverzüglich, nach der Leistungserbringung zu erstellen und an buchhaltung(at)b-tu.de sowie an den Empfänger zu übermitteln. Damit werden die Liquidität der BTU gewährleistet und die rechtlichen Vorschriften (hier: § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG) berücksichtigt. Beachten Sie bitte auch, dass vertragliche Geldforderungen (unabhängig von einer Rechnungslegung) in der weit überwiegenden Zahl der Fälle nach drei Jahren verjähren (§ 195 BGB).

Wichtige Hinweise zur Verjährung von Forderungen:
Bitte beachten Sie die Verjährungsfrist von 3 Jahren bei der Geltendmachung von Forderungen aus Verträgen, insbesondere bei Projekten privater Geldgeber. Dabei sind die vertraglich vereinbarten (Teil)Zahlungsziele zu beachten. Die Verjährung beginnt grundsätzlich mit Ende des Jahres, in welchem der Anspruch beziehungsweise die Forderung (auch Teilforderung) entstanden ist. Achtung: In Einzelfällen kann auch eine kürzere Verjährungsfrist vereinbart worden sein!

EU-Beihilferecht
Um zu verhindern, dass staatliche Zuwendungen den Wettbewerb im Binnenmarkt verfälschen oder zu verfälschen drohen und den Handel zwischen Mitgliedstaaten beeinträchtigen, sind staatliche Beihilfen nach Artikel 107 Absatz 1 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) grundsätzlich verboten. In bestimmten Fällen können staatliche Beihilfen jedoch auf der Grundlage des Artikels 107 Absatz 2 oder Absatz 3 AEUV mit dem Binnenmarkt vereinbar sein. (vgl. Nr. 1 Einleitung Unionsrahmen für staatliche Beihilfen zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation (2022/C 414/01)

Tenor: Hochschulen dürfen im Rahmen ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit keinen Wettbewerbsvorteil aufgrund ihrer staatlichen Finanzierung gegenüber privaten Dritten begründen.

Rechtsgrundlagen
Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) (C329/46) vom 26.10.2012
Mitteilung der Kommission zum Unionsrahmen für staatliche Beihilfen zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation (2022/C 414/01) vom 28.10.2022

Grundsätzliche Regelungen
- Art. 107  AEUV untersagt zunächst jede staatliche Beihilfe
- Eine Beihilfe kann jedoch nach Art.107 II und III AEUV zulässig sein
- Grundsätzlich: Art. 108 III AEUV - jede Beihilfe muss genehmigt sein
- Ausnahme: Gruppenfreistellungsverordnung (AGVO) oder De-minimis-Verordnung
- Unionsrahmen bemisst, wann Forschungseinrichtung Beihilfeempfänger oder Beihilfegeber ist

Trennungsrechtliche Anforderung
Die Kosten für wirtschaftliche Tätigkeiten sind in der gültigen Vorkalkulation für Vollkosten (Erläuterungen Vorkalkulation) zu ermitteln, wenn kein Marktpreis vorliegt.

Wirtschaftliche Angebote an Dritte (z. B. Auftragsforschung, Dienstleistungen)
Übersenden Sie folgende Unterlagen über das Webformular Drittmittel:
- Angebotsschreiben (formlos)
- Vorkalkulation Vollkosten (vollständig ausgefüllt)
- ggf. weitere Unterlagen (z. B. Leistungsbeschreibung)

Achten Sie darauf, dass Nettobeträge im Angebot und in der Kalkulation übereinstimmen.
Hinweise zu Gewinnen im Rahmen der Vorkalkulation wirtschaftlicher Projekte

Bei der Abgabe von Angeboten an Dritte mit wirtschaftlicher Tätigkeit gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Ermitteln Sie die Kosten anhand der Vorkalkulation (Excel-Version in gültiger Fassung)
2. Reichen Sie das Angebot über das Webformular zur Prüfung ein. Füllen Sie im Webformular alle Angaben vollständig aus und laden Angebotsschreiben und Vorkalkulation als Anlagen hoch, bevor Sie den Vorgang online einreichen. Der Eingang wird Ihnen per E-Mail bestätigt.
3. Nach der Einreichung über das Webformular erfolgt die obligatorische Prüfung des Angebotes (wirtschaftliche und steuerliche Prüfung, Unterzeichnung).
4. Nach Abschluss der Prüfung stimmen Sie bitte die Versendung des Angebotes mit Frau Diana Nentwich (diana.nentwich(at)b-tu.de, T: 0355 69-2404) ab. Frau Nentwich koordiniert den Prüfprozess im Referat Drittmittelmanagement. Gern organisieren wir die postalische Versendung Ihres Angebotes an den Auftraggeber und übersenden Ihnen eine Kopie des Angebotes.

Detaillierte Informationen zur Prüfung von Anträgen und Angeboten (Drittmittel) sowie alle Ansprechpartner finden Sie unter: Prüfung von Anträgen und Angeboten (Drittmittel)

Überführung Mahnverfahren an Zentrales Forderungsmanagement 2025
Die BTU überführte 2025 das Mahnverfahren für öffentlich-rechtliche und privatrechtliche Forderungen an das Zentrale Forderungsmanagement (ZFM) bei der Landeshauptkasse. Das Verfahren wird durch die Stabsstelle Buchhaltung, verantwortlich Frau Petra Mulka, begleitet. Privatrechtliche Forderungen (Drittmittel) erfolgen somit nicht mehr nach u. g. Verfahren.

Mahnverfahren Drittmittel (nur noch für Abschluss Altfälle)
In Projekten privater Geldgeber werden Forderungen im Wege der Rechnungsstellung geltend gemacht. In der Regel sind Forderungen 14 Tage nach der Rechnungslegung fällig. Sofern privatrechtliche Forderungen nicht zur Fälligkeit beglichen werden, folgt ein Mahnverfahren:
1. Mahnstufe: Mahnung der Landeshauptkasse des Landes Brandenburg (Zahlungsfrist: 7 Tage)
2. Mahnstufe: Mahnung der BTU veranlasst Referat Drittmittelmanagement (Zahlungsfrist: sofort)
3. Mahnstufe: Mahnung der BTU veranlasst durch das Justiziariat (Zahlungsfrist: sofort)
4. Mahnstufe: Beantragung Mahnbescheid K.1 bei Amtsgericht Berlin Wedding (keine Verjährung)

Gemäß § 36 BbgBesoldungsgesetz kann Hochschullehrerinnen und Hochschullehrern, die Mittel privater Dritter für Forschungs- oder Lehrvorhaben der Hochschule und diese Vorhaben durchführen, für die Dauer des Drittmittelflusses aus diesen Mitteln eine nicht ruhegehaltfähige Zulage gewährt werden, soweit der Drittmittelgeber bestimmte Mittel ausdrücklich zu diesem Zweck vorgesehen hat.

Im Vertrag mit dem Drittmittelgeber ist deutlich auf die Forschungszulage zu verweisen, z. B. „Herr Prof. wird für die Projektlaufzeit (besser den genauen Zeitraum benennen) eine Forschungszulage in Höhe von  € monatlich gewährt.“
 
Die Zulage darf nur gewährt werden, soweit neben den übrigen Kosten des Forschungsvorhabens auch die Zulagenbeträge durch die Drittmittel gedeckt sind.
 
In einem Kalenderjahr dürfen Forschungs- und Lehrzulagen - insgesamt höchstens bis zu 100 Prozent des Jahresgrundgehalts - bewilligt werden.

Mit der Entscheidung des Kanzlers vom 19.06.2024 wurde im Rahmen der Vorkalkulation wirtschaftlicher Projekte bezüglich des Gewinns folgende Entscheidung getroffen:

1. Im Formular Vorkalkulation bleibt der Gewinn in Höhe von 6% vorbelegt. Es wird weiterhin angenommen, dass in dieser Höhe der Gewinn angemessen ist.
2. Es werden Abweichungen von der Gewinnhöhe zugelassen. Die Bemessung der Abweichung liegt in der Verantwortung des kalkulierenden Bereiches (i.d.R. Fachgebiet).
3. Im Rahmen des Workflows Angebotsprüfung (HH/DM) eingereichte Kalkulationen mit Gewinn 0% und Gewinn größer 20% sind zur Einzelfallentscheidung vorzulegen:
   1. HH-Projekte: K.4 an K, Herrn Denk
   2. DM-Projekte: HVP3 an HVP, Herrn Prof. Hübner

Leistung von Ausgaben
Die Ausgaben sind nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§ 7 LHO) so zu bewirtschaften, dass sie zur Deckung aller notwendigen Ausgaben im Laufe des Haushaltsjahres ausreichen (§ 34 Abs. 2 Satz 2 LHO). Rechtliche Verpflichtungen des Landes sind pünktlich zu erfüllen; Zahlungen dürfen jedoch grundsätzlich nicht vor Fälligkeit erfolgen. Skonti und Rabatte sind in Anspruch zu nehmen. Der Fälligkeitsgrundsatz ist auch für Zahlungen z.B. an kaufmännisch wirtschaftende Landesbetriebe anzuwenden.

Wirtschaftlichkeit
Für alle finanzwirksamen Maßnahmen sind angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchzuführen (§ 7 Abs. 2 LHO), d. h. bei Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen ist die nach den Erfordernissen einfachste und wirtschaftlichste Methode anzuwenden (VV Nr. 2.3.1 zu § 7 LHO).

(Auszüge aus Haushaltswirtschaftlichem Rundschreiben 2025 vom 23.06.2025)

Die Bestimmungen einiger Mittelgeber (insbesondere BMBF, DAAD) verlangen die Bescheinigung von Abrechnungen und Mittelanforderungen durch die eigene Prüfeinrichtung (Innenrevision).

Die Stabsstelle Innenrevision der BTU CS ist derzeit mit 1 Vollzeitäquivalent (VZÄ) besetzt. Die Bescheinigung von Abrechnungen und Mittelanforderungen wird nach einer Einarbeitungs- und Abarbeitungsphase frühestens mit Beginn des Jahres 2025 erfolgen können. Eine diesbezügliche Erklärung des Kanzlers vom 01.03.2024 kann auf Anfrage von Mittelgebern bei den zuständigen Projektbearbeitern des Referates Drittmittelmanagement angefordert werden.

Kontakt:
K.6 Stabsstelle Innenrevision
Mathias Machon
T 0355 69-5081
innenrevision(at)b-tu.de

Kontenauskunft
Antrag auf Kontenauskunft

Sofern Sie die (optionale) Freischaltung aller Projekte beantragt haben, melden Sie gern neue Projektnummern an die Mitarbeiter des IT-Service nach.

Richtlinie für das Körperschaftsvermögen der Brandenburgischen Technischen Universität Cottbus - Senftenberg vom 12.09.2018

Gemäß dem Erlass des Kanzlers vom 06.06.2006 ist folgende Regelung bei Mitgliedschaften zu beachten (sinngemäße Zusammenfassung):

1. Mitgliedschaften in Organisationen und Gesellschaften in denen die BTU als Gesamtheit repräsentiert wird, werden zentral aus Haushaltsmitteln finanziert. Die Entscheidung trifft die Hochschulleitung.
2. Mitgliedschaften in Organisationen und Gesellschaften fachbereichsspezifischer Art sind aus Haushaltsmitteln oder Drittmittel zu finanzieren.
3. Persönliche Mitgliedschaften in Organisationen und Gesellschaften sind von den Betreffenden selbst zu zahlen.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das Sachgebiet Budgetplanung, Frau Haschock.

Wenn in Drittmittel-Anträgen und Angeboten an Dritte Personalausgaben enthalten sind, wird davon ausgegangen, dass Personalkostenkalkulationen und weitere personalrechtliche Fragen vor der Antragsstellung mit der Abteilung Personal abgestimmt wurden. Personalkosten werden ausschließlich von der Abteilung Personal ermittelt und werden im Rahmen der obligatorischen Prüfrunde (Webformular Drittmittel) nicht mehr überprüft. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass fehlerhafte Personalkostenkalkulationen erhebliche finanzielle und rechtliche Folgen haben können. Nach der Einreichung eines Antrages oder Angebotes über das Webformular Drittmittel erhalten Sie in einer Bestätigungsmail einen Verweis auf die Personalkostenkalkulation, um ggf. die Angaben von der Abteilung Personal überprüfen zu lassen. Überarbeitete Unterlagen übersenden Sie unter Angabe der vorgangsbezogenen Kalkulationsnummer per E-Mail an drittmittel(at)b-tu.de.

Die Personalkostenkalkulation erfolgt unter Berücksichtigung der aktuellen Tarifabschlüsse.

Gemäß Entscheidung des Kanzlers und des Vizepräsidenten für Forschung und Transfer vom 23.09.2021 wurde die Bewirtschaftung der DFG-Programmpauschale und BMBF-Projektpauschale rückwirkend zum 01.01.2021 geändert. Seit 2021 werden Programmpauschalen und Projektpauschalen zentral vereinnahmt und zur Deckung von Haushaltsausgaben (z. B. Nutzung Infrastruktur, Bewirtschaftungsausgaben) eingesetzt. Im Gegenzug werden Mittel im Haushalt zur Verwendung bereitgestellt. Fragen zur Verwendung/Bewirtschaftung richten Sie bitte an:

Annette Haschock
VB 2.1 Ressourcenplanung und -verwaltung
T 0355 69-2487
annette.haschock(at)b-tu.de

Hinweise zum Bewirtschaftungsmodell (redaktionell verantwortlich VB 2.1, Frau Haschock)

Jedem Drittmittelprojekt ist eine achtstellige Projektnummer zugeordnet. Projektnummern bilden sich aus den ersten vier Ziffern der Kostenstelle des Fachbereiches und einem vierstelligen Projektnummernschlüssel (5.-6. Stelle Geldgeberschlüssel und 7.-8. Stelle Zähler aufsteigend). 

Detaillierte Informationen und Ansprechpartner

Hinweise zur Bearbeitungsdauer
Von der Einreichung der Unterlagen zur Prüfung bis zum Versand unterzeichneter Unterlagen sind ca. 10 Nettoarbeitstage als durchschnittliche Bearbeitungsdauer zu erwarten. Etwa die Hälfte aller Vorgänge wird in sieben Nettoarbeitstagen (Mo-Fr) bearbeitet. Klärungsbedürftige und juristisch zu prüfende Vorgänge erfordern meist eine längere Bearbeitungsdauer. Die Dauer der Bearbeitung wurde exemplarisch im Zeitraum 2016 - 2021 ermittelt:

2016: 11,5 Nettoarbeitstage
2017: 11,8 Nettoarbeitstage
2018: 10,9 Nettoarbeitstage: 67% der Vorgänge weniger als 10 Nettoarbeitstage (Ø 7,6)
2019: 10,9 Nettoarbeitstage: 64% der Vorgänge weniger als 10 Nettoarbeitstage (Ø 6,9)
2020: 13,0 Nettoarbeitstage: 49% der Vorgänge weniger als 10 Nettoarbeitstage (Ø 7,4)
2021: 13,8 Nettoarbeitstage: 52% der Vorgänge weniger als 10 Nettoarbeitstage (Ø 6,4)

Repräsentationsaufwendungen (hausinterne Verfahrensweise)

Die interne Regelung zu Repräsentationsaufwendungen wird als langjährige Verwaltungspraxis nach dem Haushaltsgrundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nach § 7 LHO sowie einem Erlass des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kultur angewandt.

Repräsentationsaufwendungen (Präsentation Fakultätsleitungsrunde 26.06.2025)

Entscheidungssammlung zu Repräsentationsaufwendungen (exemplarisch)

Alkoholische Getränke bei größeren Veranstaltungen (BMBF, Informationsstand 04/2023):
In der Anlage "Kongresse und Tagungen" (BMBF-Vordr. 0030/04.23) wird geregelt, dass "Ausgaben/Kosten für alkoholhaltige Getränke grundsätzlich nicht zuwendungsfähig sind". Ausnahmen sind in begründeten Fällen möglich.

Bewirtung externer Teilnehmer (Informationsstand 02/2024):
Erstmals lehnte ein öffentlicher Mittelgeber Bewirtungen von Verbundpartnern und Auftragnehmern im Rahmen von Veranstaltungen (Workshops, Konferenzen) ab, weil diese Partner nicht als externe Teilnehmer gelten. Es ist möglich, dass sich diese Auffassung durchsetzen könnte. Es wird empfohlen, Bewirtungen in Anträgen und Veranstaltungsplanungen angemessen zu plausibilisieren und den Teilnehmerkreis auf mehrheitlich (projekt-)externe Teilnehmer auszurichten.

Erstattung alkoholischer Getränke (Informationsstand 03/2024):
Verstärkt verbieten Mittelgeber alkoholische Getränke im Rahmen von Veranstaltungen in ihren Bestimmungen ausdrücklich oder erkennen auch ohne ausdrückliches Verbot alkoholische Getränke nicht an. Es wird daher empfohlen, keine alkoholischen Getränke abzurechnen.

Bewirtungen innerdienstlicher Veranstaltungen (Informationsstand 01/2025):
Im Ergebnis der Prüfung des Landesrechnungshofes wird noch einmal vorsorglich darauf hingewiesen, dass Bewirtungen bei innerdienstlichen Veranstaltungen nicht zulässig sind.

Verbot alkoholischer Getränke (Informationsstand 03/2025):
Erstmalig verbietet ein Mittelgeber (Bund) die Abrechnung alkoholischer Getränke bereits im Zuwendungsbescheid.

Ablehnung Bewirtung Netzwerktreffen (Informationsstand 06/2025):
Auf Anfrage beim Projektträger VDI wurde die Genehmigung einer Bewirtung im Rahmen eines Netzwerktreffens abgelehnt.

Am 01. Januar 2020 trat eine neue Richtlinie zur Erhebung und Verwendung von Gemeinkosten an der Brandenburgischen Technischen Universität Cottbus-Senftenberg in Kraft.

Verwendung von Gemeinkosten

DFG-Programmpauschale
Die DFG-Programmpauschale ist nicht zur Verstärkung der Ansätze der Projektmittel einsetzbar und umgekehrt; sie gewährt vielmehr pauschalen Ersatz für durch die Projektförderung in Anspruch genommene Infrastruktur (beispielsweise für Raum-, Wartungs-, Software- oder Energiekosten) und für die Mitarbeit von Personen, die nicht als Projektpersonal abgerechnet werden. (Quelle: Sprecherbrief der DFG 3/2007 vom 11.09.2007)

Mittel der DFG-Programmpauschale dürfen ausnahmsweise in kommende Haushaltsjahre übertragen werden, wenn eine konkrete Verwendungsplanung vorliegt, die der Zielsetzung der Programmpauschale „Stärkung der Forschung insbesondere an Hochschulen“ entsprechen muss. Die Nichtbeachtung dieser Kriterien stellt eine zweckwidrige Mittelverwendung dar, die zu einer vollständigen oder teilweisen Rückforderung der Pauschale führen kann (Quelle: Schreiben der DFG vom 07.11.2014).

Merkblatt zur Verwendung der DFG-Programmpauschale
Formular "Verwendungsplanung DFG-Programmpauschale"

BMBF-Projektpauschale
Die BMBF-Projektpauschale unterstützt die Finanzierung der durch das Forschungsvorhaben verursachten indirekten Projektausgaben (z. B. für Raumnutzung, Energieverbrauch, IT-Infrastruktur, Verwaltungspersonal); Quelle: Richtlinien für Zuwendungsanträge auf Ausgabenbasis (AZA/AZAP/AZV).

Indirekte Projektausgaben können durch die Projektförderung in Anspruch genommene Infrastruktur (z. B. Ausgaben für Wartungen, Software- oder Energieverbrauch) oder durch die Mitarbeit von Personen, die nicht als Projektpersonal abgerechnet werden (z. B. Verwaltung) entstehen. In keinem Fall darf die Projektpauschale für Ausgaben verwendet werden, die vorhabenbezogen bei den direkten Ausgaben geltend gemacht werden.

Sonstige öffentliche Förderungen und wirtschaftliche Tätigkeiten
Bei Projektzuwendungen der öffentlichen Hand und vergleichbarer Förderer (insbesondere EU, AiF) können Gemeinkostenzuschläge und projekt- bzw. programmbezogene Pauschalen enthalten sein. Bei der Verwendung sind die Bestimmungen der jeweiligen Mittelgeber zu berücksichtigen.

Bei wirtschaftlichen Projekten bilden Entgelte für haushaltsfinanziertes Personal, Gemeinkostenzuschläge, Gewinnzuschläge die Grundlage für die Verteilung. Die Mittel sind zur Sicherung und Stärkung der Forschung einzusetzen.

Verwendung Zentraler Fonds, Projektverantwortliche Struktureinheit und Fakultät

Gemäß der Richtlinie werden Gemeinkosten verteilt auf den zentralen Fonds, projektverantwortliche Struktureinheiten und Fakultäten.
Die projektverantwortlichen Struktureinheiten und Fakultäten entscheiden über die Verwendung der Gemeinkosten in eigener Verantwortung unter Beachtung der haushaltsrechtlichen Vorschriften. Über die Verwendung der Mittel aus dem zentralen Fonds entscheidet und berichtet die Hochschulleitung.

Rechtsgrundlage:
Die Ausgaben sind nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§ 7 LHO) so zu bewirtschaften, dass sie zur Deckung aller notwendigen Ausgaben im Laufe des Haushaltsjahres ausreichen (§ 34 Abs. 2 Satz 2 LHO). Rechtliche Verpflichtungen des Landes sind pünktlich zu erfüllen; Zahlungen dürfen jedoch grundsätzlich nicht vor Fälligkeit erfolgen. Skonti und Rabatte sind in Anspruch zu nehmen. (Haushaltswirtschaftliches Rundschreiben 2024 vom 28.12.2023)

Verfahrensweise:
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Skontobeträge in Drittmittelprojekten regelmäßig nicht förderfähig sind. Daher sind Skontobeträge bei der Kontierung von Rechnungsbeträgen abzuziehen und die fristgerechte Einreichung von Zahlvorgängen zwingend sicherzustellen. 

Annahme von Spenden
Die Annahme von Geld- und Sachspenden kann Verpflichtungen für das Land zur Folge haben. Über die Annahme ist nach Maßgabe wirtschaftlicher Gesichtspunkte im Sinne des § 7 LHO zu entscheiden. Die Annahme scheidet grundsätzlich aus, wenn kein Bedarf für eine Verwendung oder keine Möglichkeit der Verwertung be-steht oder durch die Erfüllung des vom Spender festgelegten Verwendungszwecks unverhältnismäßig hohe Folgekosten oder Mitfinanzierungsverpflichtungen aus Landesmitteln entstehen würden.
(Quelle: Haushaltswirtschaftliches Rundschreiben 2025 vom 23.06.2025)

Hinweise zu Spenden oder Sponsoring finden Sie unter dem folgenden Link.

Muster Sponsoringvertrag (Seite K1)

Die Prüfung und Einordnung zur Steuerbarkeit Ihrer Projekte sowie die Zuordnung zu BgAs (Betrieben gewerblicher Art) erfolgt durch den Bereich Steuern. Auf diesen Seiten finden Sie Informationen und Hinweise zu den Themen Umsatzsteuer, Rechnungen, Spenden & Sponsoring und dem Zollrecht.

Was sind subventionserhebliche Vorgänge im Zusammenhang mit Drittmittelprojekten?

Sachverhalte, die dazu führen können, dass der Mittelgeber über die Verwendung der Mittel getäuscht wird.

Rechtsfolge: Subventionsbetrug nach § 264 StGB (Schaden nicht Voraussetzung, allein die Möglichkeit einer Täuschung genügt)

Tatbestandsbeispiele:
Verbot der Doppelförderung
Unrichtige Angaben bei der Zeiterfassung von Personal
Verwendungen entgegen den Vorgaben
Interessenkonflikte

Stundung  (Nr. 1 VV-LHO zu § 59 LHO)
Stundungen sind auf Antrag zulässig, wenn die Einziehung der Forderung eine erhebliche Härte bedeutet. Die Forderung bleibt bestehen. Die Fälligkeit der Forderung wird nur hinausgeschoben. Eine angemessene Verzinsung (2% über Basiszinssatz) ist vorzunehmen. Stundungen bis 2.000 € und Stundungsdauer bis 18 Monate kann die Hochschule entscheiden. Stundungen über 2.000 € sind beim MWFK zur Genehmigung vorzulegen.

Niederschlagung (Nr. 2 VV-LHO zu § 59 LHO)
Bei einer Niederschlagung wird von der Weiterverfolgung des Anspruches befristet oder unbefristet abgesehen, wenn die Weiterverfolgung keinen Erfolg haben wird. Niederschlagungen bis 2.000 € kann die Hochschule entscheiden. Niederschlagungen über 2.000 € sind beim MWFK zur Genehmigung vorzulegen.

Erlass (Nr. 3 VV-LHO zu § 59 LHO)
Nur auf Antrag kann eine Forderung erlassen werden (Voraussetzung: Stundung kommt nicht in Betracht; Erlass nur ausnahmsweise). Anträge auf Erlass sind in jeder Höhe beim MWFK zur Genehmigung vorzulegen.

Verfahrensweise (Drittmittel)
Anträge auf Stundung, Niederschlagung und Erlass in Bezug auf Drittmittelforderungen sind im Referat Drittmittelmanagement bei Frau Schlotter einzureichen. Erst nach Genehmigung durch den Kanzler bzw. das MWFK können Forderungen gestundet, niedergeschlagen oder erlassen werden.

Kontakt
Leiterin Buchhaltung
Petra Mulka
T 0355 69-2308
petra.mulka(at)b-tu.de

In Vorbereitung auf Auftragsvergaben wird gebeten, sich bereits zum Zeitpunkt der Antragstellung mit den vergaberechtlichen Bestimmungen, z. B. zur Schätzung des Auftragswertes vertraut zu machen, um vergaberechtliche Beanstandungen und finanzielle Sanktionierungen auszuschließen. Informationen erhalten Sie im VB 2.3 - Sachgebiet Strategischer und operativer Einkauf (Leiterin Frau Karen Loll)

Wenden Sie sich vor Beginn eines Vergabeverfahrens unbedingt beratend an VB 2.3 - Sachgebiet Beschaffung. EU- und Öffentliche Ausschreibungen, Veröffentlichungen,Teilnahmewettbewerbe und Zubenennungsersuchen an die Auftragsberatungsstelle führt dieser Fachbereich durch.

Weitere Informationen sowie Ansprechpartner finden Sie auf den Seiten der Beschaffungsstelle.

Aus aktuellem Anlass verweisen wir dringend auf die Änderungen der Verwaltungsvorschriften (VV) zu § 55 LHO. Das Land Brandenburg hat im Juni 2025 die Wertgrenzen für die Vergabe von Direktaufträgen von bisher 1.000 € Auftragswert netto auf nunmehr bis zu 100.000 € Auftragswert netto Schätzwert angehoben. Informationen finden Sie auf den Seiten der Vergabestelle der BTU.

Im Zuwendungsverhältnis sind die Grundsätze der wirtschaftlichen und sparsamen Mittelverwendung zu beachten.

Weiterführende Informationen der Drittmittelgeber:
Präsentation der ILB (insbesondere EFRE, ESF)
Vergaberecht in Zuwendungsrechtsverhältnis (Informationsveranstaltungen der ILB)

Kontakt
Karen Loll
T 0355 69 2050
F 0355 69 4091
karen.loll(at)b-tu.de

Grundsatz der Selbstversicherung nach Nr. 11 VV zu § 34 LHO

Nach dem in der VV Nr. 11 zu § 34 LHO verankerten Grundsatz der Selbstversicherung versichert das Land Brandenburg seine Risiken nicht. Soweit durch Gesetz oder Ortsstatut ein Versicherungszwang besteht, findet der Grundsatz keine Anwendung. Für Versicherungen, die gesetzlich nicht vorgeschrieben sind, müssen Behörden und Einrichtungen des Landes vor deren Abschluss die Einwilligung des MdFE einholen (VV Nr. 11.3 zu § 34 LHO). Insoweit sind etwaige Anträge von dem oder der Beauftragten für den Haushalt (BdH) des Ressorts im Einzelfall dem MdFE zur Einwilligung vorzulegen. (Quelle: Haushaltswirtschaftliches Rundschreiben 2025 vom 23.06.2025)

Grundsatz der BTU-Selbstversicherung (Bestätigung des Kanzlers vom 10.09.2020)

Versicherung nach Nr. 4.5 der Drittmittelrichtlinie

Gegenstände, die aus Mitteln Dritter finanziert werden, können versichert werden, wenn der Drittmittelgeber eine Versicherung verlangt und die Prämien erstattet oder wenn der Versicherungsbetrag aus verfügbaren Drittmitteln, die von privater Seite gewährt werden, entrichtet werden kann. Bei Forschungsaufträgen privater Dritter können von der Hochschule Haftpflichtversicherungen abgeschlossen werden, wenn das Drittmittelprojekt mit besonderen Risiken verbunden ist und der Versicherungsbeitrag aus dem verfügbaren Entgelt entrichtet werden kann.

Muster für Kooperationsverträge, Weiterleitungsverträge, Sponsoringverträge
Stipendienverträge

Nach § 57 LHO dürfen Verträge zwischen Angehörigen des öffentlichen Dienstes und ihrer Dienststelle nur mit Einwilligung des zuständigen Ministeriums abgeschlossen werden. Dieses kann seine Befugnis auf nachgeordnete Dienststellen übertragen.

Mit dem Erlass des Ministers des MWFK vom 24.10.1996 wurde die Befugnis zur Einwilligung auf die Leitungen der Hochschulen übertragen.

§ 57 gilt für alle Verträge zwischen den in einem Dienst- oder Arbeitsverhältnis stehenden Angehörigen einer staatlichen Dienststelle (einschließlich des dorthin abgeordneten Personals) und ihrer eigenen Dienststelle.

In Anwendungsfällen im Zusammenhang mit Drittmittelaktivitäten (z. B. Auftragsforschung, Dienstleistungen, Unteraufträge) beantragen Sie bitte rechtzeitig die Einwilligung bei der Präsidentin, Frau Prof. Dr. Gesine Grande.

Antrag gem. § 57 Landeshaushaltsordnung Brandenburg (LHO) auf Einwilligung

Gemäß Nr. 4.1.1 der Richtlinie des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kultur des Landes Brandenburg zur Forschung mit Mitteln Dritter (Drittmittelrichtlinie) vom 27.08.2010 sind Drittmittel von der Hochschule zu verwalten, um das mit Drittmitteln forschende Hochschulmitglied von der verwaltungsmäßigen Abwicklung und beim Nachweis der Verwendung zu entlasten.

Die Unterzeichnung von Mittelanforderungen, Verwendungsnachweisen und in diesem Zusammenhang stehenden Wissenserklärungen wurde übertragen auf eine der folgenden Personen, die insoweit in Vollmacht der Präsidentin handeln:

Herr Ronny Reder
Referatsleiter Drittmittelmanagement

Frau Beate Richter
stellv. Referatsleiterin Drittmittelmanagement

Auf Anfrage des Mittelgebers kann die Regelung zur Zeichnungsbefugnis in der gültigen Fassung vom 23.02.2021 bei der zuständigen Projektbearbeitung im Referat Drittmittelmanagement angefordert werden.