BTU auf einen Blick
Fakultät 4
Fachgebiet Soziologie für die Soziale Arbeit Prof. Dr. Birgit Behrensen

Effektive E-Mail-Korrespondenz

Aufgrund des hohen Arbeitsaufkommens im Fachgebiet „Soziologie für die Soziale Arbeit“ sollten in Ihrem Interesse E-Mails so gestaltet sein, dass die wichtigsten Informationen auf den ersten Blick erkennbar sind. Beachten Sie daher folgende Hinweise:

  1. Studierende müssen immer die BTU-Email-Adresse verwenden.  Richten Sie die Emailadresse so ein, dass Ihr Name erkennbar ist. Hierdurch wird eine zuverlässige und datensichere Korrespondenz ermöglicht. 
  2. Wählen Sie einen Betreff, der in ein bis drei Worten Ihr Anliegen eindeutig erkennbar beschreibt.
  3. Achten Sie auf die korrekte Anrede inklusive akademischer Titel und einen angebrachten Ton im Text. Kommunizieren Sie formell, nicht informell.
  4. Schreiben Sie kurz, aber genau. Bearbeiten Sie Ihre Formulierungen vor dem Versenden ggfls. mehrfach, um Ihr Anliegen bestmöglich zu pointieren. Überprüfen Sie vor dem Versenden, ob alle Informationen enthalten und alle formale Anforderungen beachtet sind.
  5. Fügen Sie jeder E-Mail eine Signatur hinzu, die mindestens folgende Informationen enthält: Ihren vollständigen Namen, Ihre Matrikelnummer, Ihren Studiengang.
  6. Details zu Ihrer Anfrage (z. B. Textbausteine, Inhaltsverzeichnis, Beschreibungen) fügen Sie als Anhang in Form eines PDF-Dokuments an. Beachten Sie auch hier folgende formale Notwendigkeiten: 
    • Schreiben Sie oben auf der 1. Seite Ihres Dokuments ihren Namen, ihre Matrikelnummer, ihren Studiengang, das Datum sowie Details zu Ihrem Anliegen (z.B. „Zweiter Versuch zur MAP im Modul 12034 Sozialwissenschaftliches Denken und Arbeiten im SoSe 2023: Exposé zur Hausarbeit mit dem Titel xy“)
    • Denken Sie an Seitenzahlen und eine saubere Formatierung.
    • Verwenden Sie als Dateinamen Ihren Nachnamen und Datum sowie gekürzten Hinweis zu Ihrem Anliegen. Vermeiden Sie hier Sonderzeichen mit Ausnahme des Unterstrichs [Gelungenes Beispiel: Mayer_HA_wissArb_05122022].
  7. Es kann aufgrund des hohen Arbeitsaufkommens immer mal passieren, dass eine E-Mail zu lange unbeantwortet bleibt. Wenn Sie nach 5 Arbeitstagen keine Antwort erhalten haben, schreiben Sie erneut. Wichtig ist, dass Sie auch in dieser zweiten E-Mail die oben dargestellten Hinweise beachten.

Darüber hinaus beachten Sie bitte, dass bestimmte Anliegen für E-Mails ungeeignet sind:

  • Wenn Sie organisatorische Fragen haben, suchen Sie zunächst sorgfältig auf den Internet- und Intranetseiten der BTU nach Antworten und Ansprechpersonen.
  • Wenn Sie ein Beratungsgespräch bei Prof. Dr. Behrensen brauchen, melden Sie sich direkt digital zur Sprechstunde  an.
  • Externe vereinbaren einen Termin per E-Mail.