Chat-Service
Hinweis: Diese Nutzungsbedingungen gelten an der BTU-CS ergänzend zu den Nutzungsbedingungen der Mattermost Inc. [en].
1. Allgemeines
Der Bereich „IT-Services“ der BTU Cottbus-Senftenberg stellt einen Chat-Service auf Basis der „Mattermost Team Edition“ auf zentralen Systemen zur Verfügung.
Dieser Chat-Service dient zur direkten Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Mitarbeitenden der BTU Cottbus-Senftenberg. Jede*r Mitarbeiter*in der Universität kann sich für den Dienst registrieren und mit allen registrierten Teilnehmenden kommunizieren sowie selbstständig eigene Kanäle einrichten, zu denen weitere Teilnehmende eingeladen werden können.
Die Kanäle können dabei je nach Bedarf privat oder öffentlich sein. Für kurze Video-Chats ist der Jitsi-Meet-Server der BTU Cottbus-Senftenberg integriert.
Der Dienst ist für die Kommunikation sensibler Daten nicht geeignet.
Es ist ein gemeinsames Team „BTU“ konfiguiert, dem neue Nutzer*innen nach der Erstanmeldung beitreten können. Zusätzliche Teams können von den Administrator*innen auf Anforderung über die Leitung des Bereichs „IT-Services“ eingerichtet werden.
Der Dienst kann ebenfalls zum gelegentlichen Austausch von Dateien verwendet werden. Für den regelmäßigen Austausch einer hohen Anzahl oder größerer Dateien sollten die dafür vorgesehenen und besser geeigneten Dienste (z. B. die unterschiedlichen Cloud-Angebote) genutzt werden.
Der Zugriff auf den Chat-Service erfolgt in der Regel über einen Webbrowser oder über eine entsprechende Client-App. Sämtliche Kommunikationsdaten werden dabei serverseitig gespeichert. Der Webbrowser und die Client-App dienen lediglich dazu, Zugriff auf die dort gespeicherte Kommunikation zu erhalten. Die Teilnehmer*innen haben die volle Kontrolle über die von ihnen dort vorgehaltenen Kommunikationsinhalte und können diese editieren oder entfernen.
2. Nutzungsbedingungen
Nutzerkreis
Der Dienst steht allen Mitarbeitenden der BTU Cottbus-Senftenberg offen. Er ist ausschließlich für Zwecke, die in direktem Zusammenhang mit Forschung, Lehre, Transfer oder Verwaltung an der BTU Cottbus-Senftenberg stehen, zu nutzen. Für seine Kanäle sowie die dortige Kommunikation ist jeder Nutzer selbst verantwortlich. Im Falle einer gemeldeten zweckwidrigen oder missbräuchlichen Nutzung können ggf. einzelne Nachrichten von Team- oder Systemadministratoren editiert oder entfernt, die Teilnahme an Teams oder Kanälen eingeschränkt oder ggf. der komplette Account administrativ blockiert oder deaktiviert werden.
Teilnahmebedingungen
Für die Anmeldung am System ist ein gültiger BTU-Account mit Mitarbeiter-Status erforderlich.
3. Datenhaltung
Sämtliche Kommunikationsdaten werden zentral an der BTU Cottbus-Senftenberg gespeichert und zur Ansicht für die Kommunikationspartner vorgehalten. Beim Zugriff über Webbrowser oder Client-App werden keine Daten lokal bei den Anwender*innen gespeichert. Teilnehmer*innen haben jedoch die Möglichkeit über Browser und App die Chat-Nachrichten auf dem Server zu verändern oder zu löschen.
Sobald Nachrichten an den Chat-Service geschickt werden, gelten diese als veröffentlicht.
Alle Nachrichten, sowohl in der 1-zu-1-Kommunikation, als auch insbesondere solche in Chat-Kanälen (mit potentiell mehreren Teilnehmern), werden maximal sechs Monate aufbewahrt. Eine längerfristige Verfügbarkeit der Chat-Verläufe ist ausgeschlossen.
Datensicherheit
Die dem Chat-Service zugehörigen Datenbanken werden täglich gesichert.
Deprovisionierung
Da zu einer Chat-Nachricht immer mindestens zwei Personen gehören und im Chat-System sämtliche Kommunikation nur an einer zentralen Stelle gespeichert wird, kann eine Chat-Nachricht nicht ohne weiteres deprovisioniert oder gelöscht werden, da sich dies disruptiv auf die geführten Unterhaltungen auswirken würde.
Scheidet ein*e Mitarbeiter*in aus der BTU Cottbus-Senftenberg aus, gelten die allgemeinen Regeln zum BTU-Account.
Falls die Menge der vorgehaltenen Daten (auch pro Team oder pro Kanal) in Zukunft den Betrieb oder die Performance des Dienstes beeinträchtigen sollten, behalten wir uns vor, administrativ einzugreifen und ggf. entsprechende Limits zu setzen, etwa eine Limitierung der maximalen Nachrichten pro Kanal oder das Löschen von alten Daten nach einem kürzeren Zeitraum.